Dans son bureau, au fond d’un tiroir, notre collègue Jean-Luc cache un trésor qu’il conserve précieusement: des vieilles feuilles de pointage pour pointeuses mécaniques, dont le teint jaunâtre du papier révèle le côté indéniablement vintage. Ces vestiges du passé étaient des cadeaux que les premiers clients de tipee ont fait à Jean-Luc, qui, impatient de les montrer au reste de l’équipe, les a gardés en souvenir.

Pour un logiciel qui a un peu plus d’une dizaine d’années et qui, aujourd’hui, remplace plus souvent des fichiers Excel ou des logiciels vieillissants, c’est sans doute surprenant de penser qu’au tout début de son histoire en 2007, tipee détrônait encore des pointeuses mécaniques!

Il est vrai que la vitesse d’évolution des timbreuses, passées en l’espace de quelques années de premiers modèles mécaniques aux tablettes tactiles wifi actuelles, nous surprend. Mais souvenons-nous que, toujours en 2007, le premier iPhone sortait et bouleversait le marché des smartphones, en faisant de ces outils les produits de consommation de masse dont on peut difficilement se passer aujourd’hui.

Les nouvelles technologies connaissent une croissance exponentielle, avec un impact parfois déstabilisant, tant dans nos vies privées que dans le milieu professionnel.

Comme évoqué dans l’article «Comment engager et motiver ses collaborateurs dans un projet de digitalisation» publié sur le site bilan.ch le 31 janvier dernier, tout projet de digitalisation connaît de la résistance au départ, à quelques exceptions près.

Au cours des dernières années, nous avons souvent vu l’hésitation initiale des nouveaux utilisateurs de tipee laisser la place à la satisfaction de constater que, finalement, la transition n’avait pas été aussi compliquée que ce qu’ils craignaient au départ: de toute façon, les bénéfices de la digitalisation compensaient largement l’effort d’adaptation!

Après plusieurs centaines d’expériences concrètes depuis les débuts de tipee, nous avons pu remarquer que les projets de digitalisation les mieux réussis ont des fondements communs. Voici les 3 facteurs principaux qui, à notre avis, représentent des leviers importants de la transformation digitale:

1. Confier le projet à la bonne personne

Comme indiqué dans l’article de bilan.ch, le choix d’un bon porteur de projet reste une étape clé dans la réussite de tout projet de digitalisation. Souvent, pour tipee, il est nécessaire que plusieurs interlocuteurs soient impliqués: les ressources humaines, la comptabilité, les chefs d’équipe… Indépendamment de la complexité de l’initiative, il est primordial que la définition des rôles et des responsabilités soit bien claire pour tous: la gestion de projet sera simplifiée si on sait qui prend les décisions et dans quels délais…

2. Bien choisir les ambassadeurs du projet (sans oublier quelques réticents!)

Le projet de digitalisation avance bien: les objectifs sont définis, les responsabilités sont claires, le choix du prestataire a été fait, et le planning est respecté. Mais… comment fédérer les employés pour qu’ils acceptent facilement l’adoption d’une nouvelle solution informatique? C’est la mission des ambassadeurs du projet: un rôle que certains adorent… et d’autres moins. Et pourtant, ils peuvent faire toute la différence, car l’avis d’un collègue peut être mieux reçu que celui de la direction.
Avec pour objectif le partage d’informations et l’accompagnement des collègues pendant la mise en œuvre d’un projet digital, le profil d’un bon ambassadeur nécessite, entres autres, de savoir transmettre, d’avoir un bon relationnel, et de bénéficier d’un emploi du temps flexible.

Ceci dit, parfois la variété peut produire des fruits inattendus: si l’ouverture d’esprit et l’intérêt pour la nouveauté peuvent faire des bons ambassadeurs, notre expérience nous montre qu’il est également intéressant d’avoir un réticent/réfractaire parmi eux. Un des principaux freins face à l’adoption d’un nouvel outil informatique, c’est la crainte de ne pas arriver à le maîtriser. Un collègue moins jeune ou techniquement moins avancé parmi les ambassadeurs va naturellement challenger l’intérêt de la nouveauté, sans compter l’effet rassurant pour ceux qui, comme lui, auraient tendance à refuser le changement.

3. C’est compliqué de faire simple, mais ça aide!

Si le bilan de tous les cas concrets que nous avons eus avec tipee reste positif, on le doit certes à la façon dont les projets ont été gérés, mais aussi à l’outil lui-même et à la simplicité d’utilisation que nous nous efforçons de lui conférer, jour après jour, depuis plus de 12 ans.
C’est un défi complexe, car tipee connaît une clientèle de taille et de domaines d’activité très variés: les compétences de ses utilisateurs sont extrêmement différentes, et notre ambition est de simplifier le quotidien de tous, même (et surtout!) de ceux qui ont une maturité informatique plus faible. Cette volonté fait de tipee un outil qui séduit ses utilisateurs dès leurs premières connexions, tout particulièrement (encore une fois) les réticents!
Le patron d’une entreprise de nettoyage avait longtemps hésité à passer à tipee, car il craignait que ses employés (d’âge et de langue maternelle variés) n’arrivent pas à se familiariser avec l’outil. Quel bonheur, au bout de quelques semaines, quand il nous a confié qu’il s’inquiétait pour rien car, finalement, ses employés «arrivent à se débrouiller dans tipee avec la même facilité que sur Facebook!».

 

Spécialiste de la digitalisation en Suisse Romande, depuis plus de 10 ans tipee accompagne les PME dans la mise en place de leur outil de gestion du temps et portail RH: gestion des absences, planification, enregistrement du temps de travail, badgeage, gestion des documents RH, etc.

Aujourd’hui tipee est une application qui compte plus de 300 clients: plusieurs dizaines de milliers d’utilisateurs se connectent à son interface tous les jours. Elle fonctionne notamment dans de nombreuses entreprises et administrations publiques, faisant ainsi d’elle la référence en Suisse Romande.

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