Pourquoi et comment s’adapter au nouveau travail flexible sans tarder ?

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Si le monde entier a été complètement bouleversé par la crise sanitaire, l’univers du travail ne fait pas exception. Avant la crise sanitaire, les entreprises initialement réfractaires au travail à distance étaient nombreuses. Pendant le confinement, beaucoup d’entre elles s’y sont essayées et elles se déclarent séduites par cette nouvelle pratique encore aujourd’hui: force est de constater que la productivité ne baisse pas, bien au contraire!

Cependant, pour gérer au mieux les aspects administratifs et organisationnels du travail à distance, un outil moderne est indispensable. La flexibilité induite par ces nouvelles façons de travailler n’est pas possible – ni souhaitée – pour tout le monde, tout dépend du secteur d’activité. Mais les entreprises qui le peuvent doivent s’équiper et se moderniser, car le travail à distance sera encore plus perturbant que ce que nous avons connu jusqu’ici, selon les experts. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi.

Le travail à distance devient bien plus qu’une option

« Mon bureau c’est ma chambre, pour le moment »: c’est comme ça que Shannon Hardy, Vice-présidente du travail flexible chez LinkedIn, décrit son “lieu” de travail sur son profil sur le réseau social.

LinkedIn n’est pas le seul géant américain de la Tech à avoir ouvert, dans les 12 derniers mois, un poste spécialement dédié à la gestion du travail à distance. C’est le cas, entre autres, pour Annie Dean, directrice du télétravail chez Meta, et Terry Tran, cheffe du “virtual first” chez Dropbox.

En effet, une des conséquences de la pandémie est sans doute l’accélération de la diffusion du travail à distance, et ce, pas qu’aux États-Unis ! En Suisse, cette nouvelle façon de travailler a bien pris pied aussi, y compris dans les secteurs d’activités initialement moins favorables, comme on le voit dans la fonction publique. À l’État de Fribourg, par exemple, avant la pandémie, les fonctionnaires en télétravail étaient 220, contre 1 170 à vouloir continuer une fois la pandémie passée.

L’économiste du travail Adam Ozimek prévoit que la prochaine phase du travail à distance aura davantage de répercussions sur les entreprises, et que cela transformera les économies. Il ne s’agira pas seulement de permettre aux salariés de travailler à distance: les entreprises réviseront leurs politiques pour s’adapter aux nouvelles façons de travailler.

Selon l’économiste, aujourd’hui une grande quantité d’informations et de connaissances d’une entreprise, son «know-how» se transmettent oralement et de façon informelle. L’un des plus grands changements stratégiques que les entreprises vont devoir opérer consiste à formaliser davantage les connaissances et les processus, afin de ne plus avoir à s’appuyer sur la tradition orale de l’entreprise pour transmettre les connaissances essentielles.

Pour ce faire, il devient indispensable d’adopter une application simple qui centralise les informations et les rend accessibles partout et en tout temps.

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Image: Visual Capitalist / Pwc - Les nouvelles façons de travailler entraînent de nombreux changements

Pourquoi les nouvelles manières de travailler s’imposent-elles autant ?

Travailler autrement implique tout d’abord de changer de mentalités et d’habitudes. Voici un exemple: avant le vote de septembre 2020, le congé paternité en Suisse n’existait pas dans le droit fédéral. À la naissance d’un enfant, les pères pouvaient demander un jour de congé usuel, tout comme lors d’un déménagement. Après le vote, le congé paternité est passé à 2 semaines. Et puisque les mœurs évoluent, les hommes souhaitent s’impliquer davantage dans la vie de famille, même après: la flexibilité du travail à distance permet de le faire!

Cela n’est qu’un des avantages qui motivent les collaborateurs et les collaboratrices à faire du télétravail:

  • Ils se passent volontiers des bouchons sur les routes ainsi que des heures de transport;
  • Le temps gagné est utilisé pour partager des moments en famille, accompagner les enfants à l’école, pratiquer du sport…;
  • Ils apprécient la flexibilité qui leur permet de travailler depuis n’importe où, y compris leur résidence secondaire;
  • Les interruptions diminuent, la concentration augmente.

Les salariés ne sont pas les seuls à bénéficier des avantages du travail à distance, les entreprises y sont gagnantes aussi:

  • La perspective de limiter les frais de location des surfaces est un argument important;
  • Les employés sont plus motivés, et cela a un impact positif sur les objectifs et les résultats de l’entreprise;
  • L’absentéisme baisse;
  • La flexibilité offerte par le télétravail permet d’attirer des professionnels compétents et talentueux qui accordent de l’importance à cet aspect, au point de faire de cet avantage un critère essentiel dans le choix de leur emploi.

Télétravail : un bon outil est indispensable pour gérer l’administratif

Quelles que soient les raisons de travailler à distance, ces nouvelles habitudes impliquent des contraintes administratives importantes. C’est pourquoi une bonne application pour la gestion du temps et du personnel est essentielle et peut être facilement rentabilisée, car elle permet de gagner en temps et en efficacité.

La Suisse a la particularité d’avoir un taux de temps partiels très élevé. Rien que ça, c’est suffisant pour donner des maux de tête aux RH peu ou mal équipés. Pensons par exemple au calcul des jours de congé, qui se complique parfois si le salarié demande de changer de taux d’activité en cours d’année… En cas de télétravail, de nouvelles problématiques peuvent s’ajouter: comment prévoir des séances en étant sûr qu’elles ne tombent pas le jour de congé du collaborateur ou de la collaboratrice à temps partiel?

Chez Gammadia, nous précisons dès le premier entretien d’embauche que le changement de taux d’activité en cours d’année ne pose aucun problème: notre application tipee recalcule le solde des congés des employés dès qu’on modifie leur taux d’activité. Pas seulement: il nous permet aussi de savoir quels sont les collaborateurs et les collaboratrices actifs chaque jour, directement dans l’application, pour davantage de transparence et d’efficacité pour tous.

Une autre particularité du travail à distance, c’est que les entreprises ont tendance à réduire la surface des bureaux pour limiter les frais de location, ce qui fait partie des avantages que les employeurs apprécient dans ces nouvelles façons de travailler. Il arrive donc que le nombre de bureaux et de places de parc soit inférieur au nombre de salariés de la boîte: d’où l’intérêt de disposer d’un outil permettant la réservation de ces espaces communs facilement, pour gagner du temps et éviter toute prise de tête!

Simplifier l’enregistrement du temps de travail, obligatoire en Suisse pour la grande majorité des entreprises, est un autre point important à prendre en considération. Avec une application hébergée dans le cloud, comme c’est le cas pour tipee, les salariés sont libres de noter leurs heures comme bon leur semble: à travers la badgeuse, le smartphone, ou même leur propre ordinateur, pour les entreprises fans du BYOD ou « Bring Your Own Device ». Il s’agit de proposer aux employés, avec leur accord, d’utiliser leurs propres outils informatiques pour travailler (smartphone, ordinateur…). Une tendance qui s’affirme de plus en plus avec la généralisation du télétravail!

Comment garder un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle en télétravail

Comme nous venons de l’évoquer, une des raisons pour laquelle les salariés aiment le travail à distance, c’est la flexibilité. Qui dit flexibilité, dit gestion du temps de travail plus autonome, meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle, et donc plus de motivation et de productivité (ce qui plaît beaucoup aux entreprises, ça va sans dire). Un collaborateur peut décider de commencer sa journée à 6 heures du matin et de finir à 15 heures, pour dédier le reste du temps à son hobby ou à sa famille. Ou bien, il peut choisir de faire ses courses à 14 heures, plutôt qu’en heure de pointe après le travail.

Un logiciel de gestion du temps permet de saisir ses horaires facilement, y compris les pauses, afin de savoir toujours où l’on en est dans sa journée de travail, et faire en sorte qu’elle ne soit ni trop courte ni trop longue. Ainsi, on s’assure de respecter la loi du travail, et on évite tout risque en cas de contrôle.

Le fameux équilibre entre vie privée et vie professionnelle, donc, devient très personnel: le « worklife balance » semble céder la place au « working blend », un mélange des deux qui séduit à la fois les employeurs et les salariés. Cette nouvelle tendance s’appuie sur une organisation impeccable, rendue possible grâce à une application conçue pour se simplifier la vie au travail.

Moderniser son entreprise pour accueillir les révolutions futures

Mais faciliter le travail à distance n’est pas la seule raison pour équiper son entreprise d’un outil moderne. Il faut également prendre en considération le fait qu’aujourd’hui, nos maisons débordent d’équipements de nouvelle génération: Internet très haut débit, services de vidéo à la demande, assistants vocaux, système domotique… Retourner au travail le lundi et avoir à utiliser un vieux programme comptable daté, voilà qui risque inévitablement de nous plonger dans le passé!

Se moderniser devient donc un impératif pour les entreprises, pour rester dans l’air du temps, certes, mais surtout pour avoir un avantage compétitif indispensable pour:

  • Gagner en temps et en efficacité;
  • Attirer et retenir les talents;
  • Se préparer aux révolutions futures.

Conclusion

Dans cet article, nous avons passé en revue les changements liés aux nouvelles façons de travailler (présentes et futures!). Le constat est le suivant:

  • Le télétravail séduit davantage d’entreprises et de salariés;
  • La flexibilité rend plus fluides les limites entre vie professionnelle et vie privée;
  • La gestion simplifiée du travail à distance devient un critère important dans les recrutements;
  • Le gain de temps permet de rentabiliser rapidement tout investissement dans une application pour simplifier la gestion des équipes en présence et à distance.

Vous êtes ouvert au travail à distance, et vous aimeriez que tipee vous accompagne dans la modernisation de votre entreprise? N’hésitez pas à nous contacter pour nous poser toutes vos questions, nous serons ravis de pouvoir vous aider!

Laura Mattiucci

Laura Mattiucci

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