Pourquoi et comment encourager la digitalisation des documents RH

illustration digitalisation de documents

Table des matières

Dans cet article, nous abordons un sujet qui a la cote depuis plusieurs années, et notamment suite à la crise sanitaire et à la démocratisation du télétravail : la digitalisation des documents. Nous allons surtout voir les avantages de la dématérialisation des documents pour les collaborateurs et collaboratrices des ressources humaines, notamment avec la simplification d’une des tâches historiquement les plus chronophages : la gestion et l’envoi des bulletins de salaires.

Martine est responsable RH, et elle adoooore son métier. Elle le vit comme une mission : d’une part, trouver le bon candidat à embaucher, d’autre part, aider les collaborateurs et les collaboratrices à faire de leur mieux pour leur réussite et celle de l’entreprise, mais également à se sentir épanouis et fiers de leur travail.

Martine adore son métier, sauf… la dernière semaine de mars. Chaque année, à cette période, elle hésiterait presque à prendre ses congés, si elle n’avait pas aussi bonne conscience. Car c’est à ce moment-là qu’une bonne partie de l’entreprise la sollicite avec la même question : “Pourriez-vous me transmettre mon certificat de salaire ? Il faut absolument que je fasse ma déclaration d’impôts avant ce soir, et je ne sais plus où il est…”*

Eh oui, ça arrive même aux meilleurs de croire avoir sauvegardé le bon document au bon endroit. Malheureusement, c’est souvent au moment du besoin qu’on s’aperçoit que ce n’est pas le cas. Un exemple ? Vous venez de visiter l’appartement de vos rêves, vous aimeriez présenter votre dossier en premier, mais hélas, vos trois dernières fiches de paie sont introuvables. Compte tenu de la pénurie de logements en Suisse, la liste de candidats pour les biens sympas est toujours très longue : vous n’avez pas intérêt à laisser passer du temps avant de présenter votre dossier, car le lendemain ça pourrait déjà être trop tard ! Même chose pour le leasing de votre future voiture, ou un emprunt, etc… Dans ces cas, l’urgence est toujours maximale : il faut les bons documents et tout de suite. Si les collaborateurs ont du mal à les retrouver, les RH risquent d’être sollicités trop régulièrement et dans l’urgence. Ce qui n’est pas top pour la productivité, si on considère qu’il faut en moyenne 23 minutes pour retrouver la concentration après chaque interruption (c’est la science qui le dit, pas nous !).

Les ressources humaines : une mission parfois impossible

Heureusement, les RH sont là, entre autres, pour fournir au collaborateur les documents dont il peut avoir besoin. Cependant, combien de temps on gagnerait, si le dossier était tout le temps à portée de main ? Et combien de responsables des ressources humaines préféreraient passer leur temps sur des dossiers brûlants, au lieu de chercher des documents pour des vingtaines, voire des centaines d’employés ?
Quand on choisit de travailler dans les RH, c’est avant tout pour la dimension humaine et sociale du métier, et beaucoup moins pour la dimension administrative du poste (sinon, on ferait expert-comptable 🙂 ).
Alors, quel dommage d’entendre des professionnels passionnés par ce beau métier, se sentir épuisés et frustrés, notamment par le manque de temps et de ressources qui leur permettraient d’effectuer un travail bien meilleur. Sans compter que l’entreprise serait la première à en bénéficier !

La dématérialisation comme solution

Que faire pour simplifier et rendre plus efficace le travail des RH ? Comment simplifier la gestion des documents en entreprise, d’autant plus avec la démocratisation du télétravail qui suit la crise sanitaire ? Une des solutions est sans doute la dématérialisation, une démarche que le COVID-19 a contribué à accélérer : archivage électronique, dématérialisation des factures, signature électronique… Cette tendance est désormais devenue un incontournable de la transformation digitale en entreprise, les organisations devant s’adapter, sous peine de se retrouver dépassées.

En effet, pour rester compétitives, les entreprises ont tout intérêt à mener leur transformation numérique avec succès, la numérisation étant une étape fondamentale de ce processus. Nous avons d’ailleurs partagé les 3 clés de la digitalisation selon tipee dans un article précédent qui décrit bien les éléments à ne pas négliger pour la bonne réussite de cette aventure.
La liste, non exhaustive, des fonctionnalités que les outils digitaux devraient prendre en compte pour simplifier le travail des RH comprend trois axes principaux :

Rien que ces trois éléments, s’ils sont pris en charge par un logiciel (idéalement un seul) permettraient un gain de travail et d’efficacité dont toute l’entreprise bénéficierait. Sans parler de la diminution de papier, autre argument “brûlant” en faveur de la dématérialisation !

Les avantages de la digitalisation des documents

Avouons-le : les dossiers suspendus dans les placards fermés à clé, sont si peu pratiques ! Tout comme les répertoires sauvegardés sur un disque local, avec les fichiers qui ne sont jamais dans le bon ordre, et les droits d’accès souvent pas très bien sécurisés. Nous espérons que nos lecteurs et nos lectrices n’auront jamais à connaître ça. Mais force est de constater que, pour beaucoup d’entreprises qui hésitent à franchir le pas, ce système de stockage des documents n’a pas encore été complètement remplacé par les outils digitaux. Pourtant, les avantages de ces derniers s’avèrent multiples ! Voici nos préférés.

  • La numérisation des documents permet la centralisation de toutes les informations importantes pour l’entreprise et ses collaborateurs :
    • Les contrats de travail ;
    • Les bulletins de salaire ;
    • Les certificats médicaux ;
    • Les cahiers des charges ;
    • Les courriers ;
    • Et bien d’autres !
  • Le fait que ces informations soient disponibles sous format numérique signifie qu’elles sont accessibles partout, en tout temps et par toutes les personnes autorisées (dont le collaborateur concerné, si vous lui donnez l’accès).
    Plus besoin de monter à l’étage et d’aller voir Didier, qui va parcourir tout le couloir pour ouvrir l’armoire fermée à clé et nous sortir (enfin !) l’avant-dernière fiche de paie qu’on cherchait depuis 2 heures (et tant pis si le client attend un devis, il est vendredi, et notre recherche d’appartement ne peut pas attendre lundi !). On exagère (quoique…), mais vous voyez l’idée !
  • Inutile d’être sur place pour consulter les documents dont on a besoin, donc, mais aussi de les imprimer pour les transmettre au collaborateur en format papier. La planète dit merci, et le budget de l’entreprise aussi ! Un avantage écologique, certes, mais aussi économique, car la diminution des coûts en cas de numérisation des documents est non négligeable. Qui dit mieux ?
  • Comme nous l’avons évoqué plus haut, la numérisation des documents RH permet de simplifier la vie de Martine et de tous ses collègues en ressources humaines. Une gestion administrative des collaborateurs plus efficace, voilà qui aide les collaborateurs et collaboratrices RH à gagner un temps précieux, qui pourra être réservé à des tâches plus importantes.
    Qui dit gain de temps, dit augmentation de productivité, sans compter que, si le ou la responsable des ressources humaines quitte définitivement l’entreprise, la relève aura facilement accès aux dossiers dont elle a besoin !
  • Digitalisation rime avec sécurité des données, car un bon outil de gestion des documents doit garantir un stockage sécurisé, des sauvegardes fréquentes, ainsi que la possibilité d’avoir des accès différents en fonction de son rôle dans l’entreprise (admin versus collaborateur). C’est le cas pour le module “Document” dans tipee, si jamais 😉

La gestion de la paie en un clic : c’est possible !

Une tâche souvent jugée très chronophage par les collaborateurs et collaboratrices RH, c’est la gestion de la paie. Comment transmettre les fiches à chacun des employés ? Le papier n’est vraiment pas pratique. Par email c’est souvent délicat, car nous ne sommes jamais à l’abri d’une erreur…
C’est pourquoi, dans tipee, nous avons introduit LA fonctionnalité qui peut vraiment changer la vie de Martine et ses collègues RH : l’envoi automatique.

Il est désormais possible d’importer tous les bulletins de salaire depuis le progamme salaire et d’envoyer, et d’envoyer automatiquement chaque fiche au collaborateur concerné en un seul clic.

Il suffit d’un import des fiches, qui se fait sur la base du numéro de collaborateur : ce numéro doit être le même que celui utilisé par le système de salaires de l’entreprise. Ainsi, la fiche de paie sera à la fois dans le répertoire du collaborateur RH, et visible par le salarié directement dans tipee. Il est même possible de lui envoyer une notification automatique dès que le document est disponible !

Conclusion

La digitalisation des documents RH est un avantage compétitif pour toute PME. Gain de temps, productivité accrue, meilleure gestion des collaborateurs, accès sécurisé par tous et en tout temps, écologique et économique… Que des avantages pour les entreprises qui franchissent le pas ! Vous hésitez encore ? Contactez-nous en remplissant le formulaire, nous serons ravis de vous renseigner davantage.

*Inutile de préciser que Martine ne travaille pas chez tipee… ni avec tipee
(mais elle en rêve…).

Laura Mattiucci

Laura Mattiucci

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