In diesem Beitrag befassen wir uns mit einem Thema, das seit mehreren Jahren – insbesondere nach der Pandemie und der zunehmenden Verbreitung der Arbeit im Homeoffice – im HR-Bereich in aller Munde ist: die Digitalisierung von HR-Dokumenten.
Der Begriff HR-Digitalisierung bezieht sich auf die Umstellung von Dokumenten in Papierform auf ein digitales Format und die Verwaltung dieser digitalen Dokumente mittels Softwarelösungen. Dies betrifft etwa die Digitalisierung von Arbeitsverträgen, Lohnausweisen, Arztzeugnissen, Pflichtenheften und Schreiben aller Art. Einmal digitalisiert, können alle diese für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermassen wichtigen Informationen an einem zentralen Ort gespeichert werden. So können alle berechtigten Personen schnell und einfach darauf zugreifen. Darüber hinaus wird die Personalverwaltung vereinfacht und die Personalverantwortlichen können effizienter arbeiten.
Wir betrachten in diesem Beitrag vor allem die Vorteile, welche die Digitalisierung von Dokumenten für die Mitarbeitenden der Personalabteilung mit sich bringt. Insbesondere wird dadurch eine der zeitaufwendigsten Verwaltungsaufgaben vereinfacht: die Ausstellung und der Versand von Lohnabrechnungen.
Die Verwaltung von Personaldossiers im HR-Bereich
Martina arbeitet in der Personalabteilung und liebt ihren Beruf. Sie sieht ihn als eine Art Mission an: Zu ihren Aufgaben gehört, die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten für Stellen zu suchen und einzustellen, Mitarbeitende dabei zu unterstützen, für ihren eigenen Erfolg und den des Unternehmens Ihr Bestes zu geben, und dafür zu sorgen, dass sie sich entfalten können und stolz auf ihre Arbeit sind.
Martina liebt ihre Arbeit – meistens, aber nicht in der letzten Märzwoche. Jedes Jahr lockt die Versuchung, in dieser Zeit in die Ferien zu gehen, wenn ihr Gewissen sie nicht daran hindern würde. Denn genau in jener Woche stellt ihr ein guter Teil der Belegschaft ein und dieselbe Frage: «Kannst du mir bitte meinen Lohnausweis schicken? Ich muss unbedingt noch vor heute Abend meine Steuererklärung machen und kann ihn leider nicht finden …»
Ja, das passiert selbst den Besten unter uns: Wir glauben, das Dokument am richtigen Ort gespeichert zu haben. Leider stellt sich oft erst heraus, dass dies nicht der Fall ist, wenn wir es dringend brauchen. Ein Beispiel: Sie haben gerade Ihre Traumwohnung besichtigt und möchten Ihr Dossier als Erste oder Erster einreichen. Leider haben sich Ihre drei letzten Lohnabrechnungen in Luft aufgelöst und sind nicht auffindbar. Aufgrund des Wohnungsmangels in der Schweiz ist die Liste der Bewerberinnen und Bewerber für schöne Wohnungen in guter Lage leider immer sehr lang. Es pressiert, und Sie dürfen nicht allzu viel Zeit verstreichen lassen, bevor Sie Ihr Dossier einreichen. Morgen könnte es schon zu spät sein! Gleiches gilt beispielsweise beim Leasen eines Fahrzeugs oder bei der Aufnahme eines Kredits.
In solchen Fällen eilt es immer sehr: Die richtigen Dokumente müssten am besten sofort zur Hand sein. Wenn die Mitarbeitenden sie nicht finden können, erhält die Personalabteilung regelmässig dringende Anfragen. Das schadet der Produktivität, wenn man bedenkt, dass es nach einer Unterbrechung im Durchschnitt 23 Minuten dauert, bis man wieder voll konzentriert ist (das sagt die Wissenschaft, nicht wir!).
Verwaltung von HR-Dokumenten: Mission Impossible?
Zum Glück ist die Personalabteilung unter anderem auch dazu da, den Mitarbeitenden die erforderlichen Dokumente auszustellen. Nun stellen Sie sich aber einmal Folgendes vor: Wie viel Zeit könnten Sie sparen, wenn Sie Ihr Personaldossier jederzeit sofort zur Hand hätten? Wie viel produktiver könnten die Personalverantwortlichen arbeiten, wenn die HR-Prozesse vereinfacht würden und sie sich mit wirklich dringenden Sachen beschäftigen könnten, anstatt Dokumente für Dutzende oder sogar Hunderte von Mitarbeitenden zu suchen?
Wer im HR-Bereich arbeitet, wählt diesen Beruf hauptsächlich wegen der menschlichen und sozialen Seite, nicht wegen der damit verbundenen administrativen Aufgaben (sonst wäre man ja in der Buchhaltung gelandet! 🙂 ).
Deshalb ist es schade, wenn engagierte Personalfachleute sich erschöpft und frustriert fühlen, insbesondere wegen des Mangels an Zeit und Ressourcen, die ihnen – falls vorhanden – die Arbeit sehr erleichtern würden. Und das Unternehmen würde natürlich an aller erster Stelle davon profitieren!
Die Lösung: Digitalisierung im HR-Bereich
Was kann getan werden, um die Personalverwaltung zu verschlanken und effizienter zu gestalten? Wie lässt sich die Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen vereinfachen, umso mehr weil seit der Pandemie immer mehr Menschen im Homeoffice arbeiten? Eine der möglichen Lösungen ist ohne Frage die Digitalisierung, die durch die Coronapandemie noch beschleunigt wurde. So werden beispielsweise die elektronische Archivierung, digitale Rechnungen und elektronische Unterschriften deutlich stärker genutzt. Diese Entwicklung ist mittlerweile zu einem wesentlichen, ja sogar unverzichtbaren Bestandteil der digitalen Transformation geworden, und Unternehmen müssen sich anpassen, wenn sie der Konkurrenz nicht hinterherhinken wollen.
Es liegt im Interesse aller Unternehmen, ihre digitale Transformation erfolgreich abzuschliessen, um im Wettbewerb bestehen zu können. Die Digitalisierung ist ein grundlegender Schritt in diesem Prozess. In einem früheren Beitrag über die drei Schlüssel zur Digitalisierung (nur auf französisch) haben wir bereits die Elemente beschrieben, die auf keinen Fall vernachlässigt werden dürfen, wenn die Transformation ein Erfolg werden soll.
Die (nicht vollständige) Liste der Funktionen, die digitale Tools bei der Vereinfachung von HR-Prozessen berücksichtigen müssen, umfasst drei grosse Bereiche:
- Lohnabrechnung
- Verwaltung von Absenzen und Anwesenheiten
- Zusammenführung aller mit den Mitarbeitenden verbundenen Informationen an einem zentralen Ort
Beim Einsatz einer Software für diese Aufgaben (und im Idealfall wirklich nur einer Lösung für alle) würden diese drei Bereiche allein Arbeitseinsparungen und Effizienzsteigerungen ermöglichen, von denen das gesamte Unternehmen profitieren würde. Ganz zu schweigen von der Senkung des Papierverbrauchs, ein weiteres schlagkräftiges Argument für die Digitalisierung!
Die Vorteile der HR-Digitalisierung
Zugegeben: Hängeordner in verschlossenen Schränken sind wirklich unpraktisch! Gleiches gilt für auf einer lokalen Festplatte gespeicherte Ordner mit Dateien, die nie wirklich richtig geordnet wurden und deren Zugriffsberechtigungen nicht sicher geregelt sind. In Ihrem Unternehmen sieht die Sachlage hoffentlich schon ganz anders aus! Viele haben den Schritt zur Digitalisierung im HR-Bereich jedoch noch nicht gewagt und der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente lässt viel zu lange auf sich warten. Dabei bietet die Digitalisierung so viele Vorteile! Hier sind unsere Favoriten:
- Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht die Zusammenführung aller wichtigen Informationen an einem zentralen Ort. So können das Unternehmen und die betreffenden Mitarbeitenden jederzeit zugreifen auf:
- Arbeitsverträge
- Lohnabrechnungen
- Arztzeugnisse
- Pflichtenhefte
- Schreiben jeder Art
- und vieles mehr
- Da diese Informationen in digitaler Form vorliegen, können sie jederzeit und überall von allen berechtigten Personen abgerufen werden. Auch Mitarbeitende können auf ihr Dossier zugreifen, wenn Sie Ihnen die Berechtigung dazu erteilen.
Niemand muss mehr zwei Stockwerke höher zu Frank laufen, der erst den Schlüssel zum Schrank am Ende des Flurs herauskramen muss, um den stundenlang gesuchten vorletzten Lohnzettel hervorzuholen. - Niemand muss mehr vor Ort sein, um die benötigten Dokumente einzusehen – und auch nicht, um sie zu drucken und den Mitarbeitenden in Papierform auszuhändigen. Dafür ist nicht nur unser Planet, sondern auch das Unternehmensbudget dankbar! Die Digitalisierung von Dokumenten bietet neben einem ökologischen auch einen ökonomischen Vorteil, denn damit lassen sich erhebliche Kostensenkungen erzielen. Wer kann das noch überbieten?
- Martina und ihren Kolleginnen und Kollegen in der Personalabteilung erleichtert die Digitalisierung von HR-Dokumenten – wie eingangs erwähnt – das Leben enorm. Eine effizientere administrative Personalverwaltung entlastet die HR-Verantwortlichen und spart wertvolle Zeit, die sie auf wichtigere Aufgaben verwenden können.
Diese Zeitersparnis ist gleichbedeutend mit einer Produktivitätssteigerung – und wenn Ihre Personalverantwortlichen das Unternehmen verlassen, können sie alle notwendigen Dossiers nahtlos an ihre Nachfolgerinnen oder Nachfolger übergeben. - HR-Digitalisierung bedeutet auch mehr Datensicherheit, denn ein gutes Dokumentenmanagementsystem gewährleistet eine sichere Speicherung, häufige Backups sowie unterschiedliche Zugriffsberechtigungen je nach Funktion im Unternehmen (Administrator vs. Mitarbeitender). Im Modul «Dokumentenmanagement» von tipee ist Sicherheit auf jeden Fall garantiert!
Lohnabrechnung mit einem Klick: Kein Problem mit tipee!
Die Lohnabrechnung ist für viele HR-Mitarbeitende eine der zeitraubendsten Aufgaben in ihrem Verantwortungsbereich. Alle Mitarbeitenden müssen einen Lohnzettel erhalten. Lohnabrechnungen in Papierform sind deshalb wirklich unpraktisch. Der Versand via E-Mail ist problematisch, da jedem einmal Fehler unterlaufen und E-Mails abgefangen werden können.
Deshalb ist in tipee eine Funktion inkludiert, die den Arbeitsalltag von Martina und ihren Kolleginnen und Kollegen wirklich grundlegend verändern kann: der automatische Versand von Lohnabrechnungen.
In tipee können alle Lohnabrechnungen aus dem Lohnprogramm importiert und mit einem Klick automatisch als Datei an die einzelnen Mitarbeitenden versendet werden.
Dazu müssen die Lohnabrechnungen auf Basis der Personalnummer importiert werden: Sie muss lediglich mit der Nummer im Lohnprogramm des Unternehmens identisch sein. Auf diese Weise ist die Lohnabrechnung sowohl im Verzeichnis des Personalverantwortlichen als auch im persönlichen Bereich des betreffenden Mitarbeitenden direkt in tipee sichtbar. Es ist sogar möglich, den Mitarbeitenden eine automatische Benachrichtigung zu senden, sobald das Dokument verfügbar ist.
Fazit
Die HR-Digitalisierung verschafft jedem KMU einen Wettbewerbsvorsprung und bietet zahlreiche Vorteile: Zeitersparnis, Produktivitätssteigerungen, eine effizientere Personalverwaltung und jederzeit sicheren Zugriff für alle berechtigten Personen. Gleichzeitig schont sie die Umwelt und das Budget. Zögern Sie nicht länger und wagen Sie jetzt den Schritt zur HR-Digitalisierung. Füllen Sie unser Kontaktformular aus. Wir antworten Ihnen umgehend und beraten Sie gerne im Detail.
*Martina arbeitet natürlich weder bei tipee … noch mit tipee
(aber manchmal träumt sie davon …).
