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So vereinfacht tipee die Verwaltung von HR-Dokumenten

Simplifier la gestion des documents RH

Inhalt

Lohnabrechnungen, Bescheinigungen, Arbeitsverträge, Empfehlungsschreiben, Krankmeldungen, Leistungsbeurteilungen am Jahresende und noch mehr: Die Liste der HR-Dokumente, welche die Personalabteilung in einem Unternehmen verwaltet, ist viel länger als man denkt! Von der Einstellung der Mitarbeitenden bis zum ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen ist HR für alle Dokumente verantwortlich, die eine bessere Betreuung der Beschäftigten in jeder Phase ihrer Karriere ermöglichen.

Hoch lebe die Digitalisierung, dank der die vielen weithin üblichen Hängeordner ersetzt wurden! Sie erleichtert nicht nur die Aufbewahrung, sondern auch den Zugriff und die gemeinsame Bearbeitung all dieser Dokumente. Möglich ist das alles im HR-Portal, einem Modul unserer Applikation tipee. Wir erklären Ihnen wie.

Personalverwaltung mit dem HR-Portal von tipee

Das HR-Portal von tipee gewährleistet die sichere Verwaltung aller Dokumente und Daten von Mitarbeitenden. Es vereinfacht die Arbeit der Personalabteilung und hilft Unternehmen, ihre Effizienz und ihre Produktivität zu steigern. Zu den Funktionen des Portals gehören:

  • das Personalverzeichnis, stets auf dem neuesten Stand mit einer Übersicht, wer mit welchem Pensum in welchem Bereich arbeitet 🙂,
  • die Personaldossiers mit den persönlichen Angaben aller Mitarbeitenden (Personendaten, Arbeitszeitsaldo, Ferienanspruch und viele andere für das Unternehmen nützliche Informationen,
  • die HR-Dokumente, ein sicherer persönlicher Bereich zur Ablage der Unterlagen der einzelnen Mitarbeitenden wie Arbeitsverträge, Informationen zur jährlichen Leistungsbeurteilung, Arbeitszeugnisse und vieles mehr. Natürlich sind einige Dokumente nur für die Personalabteilung zugänglich, während auf andere auch die Mitarbeitenden selbst zugreifen können.

Wie funktioniert die Spesen- und Lohnabrechnung in tipee?

Spesenabrechnungen sind nicht gerade die angenehmste Aufgabe und dauern ihre Zeit – das ist allgemein bekannt. Deshalb lassen viele ihre Kassenbelege einfach erst einmal liegen und erstellen die Abrechnung auf die letzte Minute, auch wenn dabei oft etwas vergessen wird und die Sache dann noch länger dauert. In tipee können Spesenabrechnungen mit nur wenigen Klicks vom Laptop oder Smartphone aus erledigt werden. 

Anschliessend müssen sie nur noch an die Person weitergeleitet werden, die für die Genehmigung zuständig ist. Wenn alles in Ordnung ist, steht einer Erstattung der Beträge nichts mehr im Wege.

Was die Löhne anbelangt, so erfolgt die Berechnung nicht in tipee selbst. Vielmehr verwaltet die Applikation die Lohnvariablen (Zulagen und Zuschläge), die anschliessend zur Berechnung der Löhne in die Buchhaltungssoftware exportiert werden können. Umgekehrt ermöglicht tipee es, die Lohnabrechnungen direkt aus der Buchhaltungssoftware zu importieren. Das ist sehr praktisch, weil die Mitarbeitenden jederzeit darauf zugreifen können. So besteht nie mehr die Gefahr, dass sie ihre Lohnabrechnungen verlegen. 😉

Noch besser ist, dass die Lohnabrechnungen nicht mehr per E-Mail versendet werden müssen, weil sie nun in tipee abgerufen werden können. Das vereinfacht die Einhaltung des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG). Das Gesetz verpflichtet alle Unternehmen dazu, alle persönlichen Informationen über ihre Mitarbeitenden sicher zu speichern, darunter auch Vor- und Nachnamen.

«Born ready»: tipee wurde als Software von Anfang an so angelegt, dass die Sicherheit berücksichtigt wird.

Das neue Datenschutzgesetz, das am 1. September 2023 in Kraft getreten ist, beruht auf den Grundsätzen des Datenschutzes durch Technikgestaltung («privacy by design») und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen («privacy by default»). Die gute Nachricht ist: Gleiches gilt für tipee! Wir wenden diese Grundsätze bei allen Neuentwicklungen an. Aber was bedeutet das alles eigentlich?

Der Grundsatz «privacy by design» verlangt, dass die Privatsphäre der Benutzerinnen und Benutzer schon bei der Konzeption und Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen, die Personendaten erfassen, berücksichtigt und integriert wird. Der Grundsatz «privacy by default» gewährleistet das höchste Sicherheitsniveau von Produkten und Dienstleistungen, sobald diese in Umlauf gebracht werden. Dazu werden in der Standardeinstellung alle notwendigen Vorkehrungen zum Schutz der Daten und zur Beschränkung ihrer Nutzung getroffen, ohne dass die Benutzerinnen oder Benutzer eingreifen müssen.

Fazit

Das Modul HR-Portal von tipee unterstützt Unternehmen dabei, die Daten ihrer Mitarbeitenden wirksam zu speichern, zu verwalten und den Zugang zu steuern. Dadurch sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch den systematischen Versand von Dokumenten, die persönliche Informationen enthalten, was nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) verboten ist.

Interessiert an einer Demo? Vereinbaren Sie einen 30-minütigen Termin für eine Online-Demo von tipee oder rufen Sie uns an, um weitere Informationen zu erhalten.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie komme ich an meine letzten Lohnabrechnungen?

Am besten fragen Sie direkt bei Ihrem aktuellen oder ehemaligen Arbeitgeber nach. In Artikel 127 des Obligationenrechts (OR) heisst es: «Mit Ablauf von fünf Jahren verjähren die Forderungen […] aus dem Arbeitsverhältnis von Arbeitnehmern.» Demnach muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnungen mindestens fünf Jahre aufbewahren, um nachzuweisen, dass der Lohn tatsächlich gezahlt wurde. Überdies sieht das Obligationenrecht (Art. 958f) vor, dass Unternehmen ihre Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren aufbewahren müssen.

Wie lange müssen Spesenabrechnungen aufbewahrt werden?

Nachweise für Spesenabrechnungen sind Buchungsbelege und müssen daher zehn Jahre nach dem Ende des Geschäftsjahres, in dem sie eingegangen sind, aufbewahrt werden. Die empfohlene Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren beruht auf Artikel 957a des Obligationenrechts, der vorsieht, dass Unternehmen verpflichtet sind, ihre Buchhaltungsunterlagen und die entsprechenden Belege zehn Jahre lang aufzubewahren.

Was bedeuten die Begriffe «privacy by design» und «privacy by default»?

«privacy by design» bedeutet «Datenschutz durch Technikgestaltung», das heisst, dieser Aspekt wird schon bei der Konzeption berücksichtigt. Am Beispiel einer Software oder einer App für Mobilgeräte bedeutet dies konkret, dass die Entwickler die Privatsphäre der zukünftigen Benutzerinnen und Benutzer berücksichtigen müssen. Und zwar schon dann, wenn sie die ersten Zeilen ihres Programmiercodes schreiben! Dies bedeutet beispielsweise, dass die Erhebung von Personendaten so weit wie möglich auf die Informationen beschränkt wird, die für die Nutzung der betreffenden Software oder Applikation erforderlich sind.

«privacy by default» bedeutet «Datenschutz als Standardeinstellung». Nach diesem Grundsatz wird der Schutz von Personendaten der Benutzerinnen und Benutzer in der Standardeinstellung garantiert: Um die Erfassung von Daten zu erlauben, muss die Zustimmung ausdrücklich bestätigt werden. Nehmen wir als Beispiel Cookies auf einer Website: Pop-up-Hinweise, die Benutzerinnen und Benutzer auffordern, die Verwendung von Cookies zu genehmigen, folgen dem Grundsatz «privacy by default». 

Laura Mattiucci

Laura Mattiucci

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