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Timesheet: So erfassen Sie den Zeitaufwand für eine Aktivität

Inhalt

Hier befassen wir uns mit einem Thema, das für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist: die Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität für sämtliche Projekte im Timesheet. Für einige Unternehmen handelt es sich dabei lediglich um eine bewährte Praxis, für bestimmte Bereiche – etwa Behörden, Tiefbau, Architekturbüros oder Medienagenturen – ist es unerlässlich, genau festzuhalten, wie viel Zeit für ein Projekt, ein Mandat, eine Baustelle oder einen Kunden aufgewendet wird, um die Rentabilität der einzelnen Aktivitäten zu verfolgen. Das ist jedoch nicht der einzige Zweck des Moduls Timesheet. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Vorteile von Timesheet sowie die verschiedenen Arten der Zeiterfassung vor.

Aufgliederung der Arbeitsstunden nach Projekten: Wie funktioniert das in der Praxis?

Zunächst ist es wichtig, den Unterschied zu verstehen zwischen:

  • Einsatzplanung, d. h. die Organisation der Zeiten, zu denen Mitarbeitende anwesend sein müssen (unerlässlich etwa in der Gastronomie, den Rettungskräften, Alten- und Pflegeheimen usw.),
  • Arbeitszeiterfassung, d. h. die genauen Uhrzeiten, zu denen Mitarbeitende ihre Arbeit beginnen oder beenden (für fast alle Arbeitnehmenden in der Schweiz obligatorisch, wir gehen in unserem Artikel über die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz ausführlich darauf ein),
  • Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität (oder Timesheet), d. h. die Erfassung der Zeit, die Mitarbeitende für ihre Aufgaben aufwenden.

Selbstverständlich geht es hier nicht darum, Ihre Mitarbeitenden auszuspionieren! Die detaillierte Aufgliederung nach Aktivitäten im Rahmen eines Projekts dient lediglich dazu, anzugeben, wie viel Zeit mit bestimmten Aufgaben verbracht wird.

Eine Architektin beispielsweise widmet sich an einem typischen Arbeitstag selten nur einem Projekt oder einer Baustelle. Ihr Tagesablauf könnte etwa wie folgt aussehen:

  • Ankunft bzw. Arbeitsbeginn um 8 Uhr
  • 1 Stunde Besprechung betreffend Baustelle A
  • 2 Stunden Besprechung betreffend Baustelle B
  • 1,5 Stunden Vorbereitung einer Offerte für Baustelle A
  • 45 Minuten Mittagspause
  • 40 Minuten Telefongespräch betreffend Baustelle B
  • 2 Stunden Besuch auf Baustelle C

Und so weiter.

In solchen Fällen ist das Modul Timesheet von grossem Nutzen, denn in vielen Branchen kann die genaue Erfassung der Zeit wertvolle Informationen liefern, und zwar aus den folgenden Gründen:

Abrechnung des Zeitaufwands: Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden

Erstens können Sie im Modul Timesheet die Stunden erfassen, die Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen.

Die Abrechnung nach Zeitaufwand (auch als Abrechnung von Regiearbeit bezeichnet) wird in bestimmten Tätigkeitsfeldern sehr häufig angewandt. Beispiele hierfür sind Anwaltskanzleien, aber auch Garagen und IT-Unternehmen.

Bei dieser Methode wird jede Arbeitsstunde, die für die Erbringung einer Leistung erforderlich ist, in Rechnung gestellt: zum Beispiel Rechtsberatung, Autoreparatur oder Wartung von Computersystemen. Dabei wird der Arbeitstag auf mehrere Kunden oder Projekte aufgeteilt. Jede geleistete Arbeitsstunde muss so schnell und regelmässig wie möglich dem richtigen Ort – Aktivität, Projekt oder Kunde – zugeordnet werden. Es ist viel schwieriger, dies im Nachhinein zu tun.

In solchen Fällen vereinfacht das Modul Timesheet die Erfassung der Zeit, die für verschiedene Projekte oder Kunden aufgewendet wurde. So können Sie sicher sein, dass Sie Ihrem Kunden den richtigen Preis berechnen. Ausserdem können Sie sich die Rechnungsstellung vereinfachen, wenn Sie eine Applikation zur Erfassung des Zeitaufwands für Aktivitäten nutzen, die sich in Ihre Rechnungssoftware integrieren lässt.

Prüfung der Rentabilität Ihrer Aktivitäten

Seien wir ehrlich: Die Erstellung eines Kostenvoranschlags ist häufig der schwierigste Schritt in einem Projekt, insbesondere in bestimmten Branchen. Denken Sie beispielsweise an die komplexen Aktivitäten auf einer Baustelle. Am Bau sind zahlreiche Berufsgruppen beteiligt, etwa an der Planung, den Erdarbeiten, dem Fundament und dem Dach, der Wärmedämmung, den Sanitär- und Elektroarbeiten sowie den Tischlerarbeiten. Angesichts so vieler Faktoren fragen sich auch die erfahrensten Bauunternehmer, ob sie den Zuschlag für den Bau erhalten werden. Ist mein Kostenvoranschlag im Vergleich zur Konkurrenz zu hoch? Oder verliere ich Geld, weil ich nicht genug veranschlage?

Elektriker beispielsweise bieten häufig Pauschaltarife für die häufigsten Leistungen auf einer Baustelle an. Dafür müssen sie die aufgewendete Zeit messen. Sie müssen so genau wie möglich wissen, wie viele Arbeitsstunden sie für ihren Auftrag benötigen werden. Aber das ist noch nicht alles: Wenn sie den Zeitaufwand für bestimmte Aktivitäten auf einer Baustelle genau festhalten, können sie beim nächsten Mal viel leichter einen Kostenvoranschlag für ein ähnliches Projekt erstellen.

Die Abrechnung nach Aktivität ist daher ein hervorragendes Mittel,
um:

  • den zur Umsetzung eines Projekts notwendigen Zeitaufwand zu berechnen,
  • zuverlässige Angaben über den Zeitaufwand heranziehen zu können, wenn eine neue Offerte oder ein Angebot im Rahmen einer Ausschreibung erstellt wird,
  • mögliche Verluste aufgrund einer falschen Preiskalkulation zu vermeiden.

Die Bedeutung von Statistiken

Die Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität kann dazu beitragen, die Rentabilität Ihres Unternehmens zu gewährleisten, aber das ist noch nicht alles! Das Modul Timesheet liefert darüber hinaus eine Fülle von Statistiken und damit nützliche Zahlen zur Optimierung Ihrer Geschäftstätigkeit.

Welches Unternehmen würde nicht gerne exakte Kostenanalysen durchführen, die genaue Verteilung der Ressourcen pro Projekt kennen oder einfach die Arbeitszeit seiner Mitarbeitenden beziffern können, vor allem seit die Arbeit im Homeoffice deutlich zugenommen hat? Können Sie beispielsweise:

  • die Fahrt- und Reisezeiten Ihrer Vertriebsmitarbeitenden im Verlauf eines Jahres genau ermitteln?
  • genau einschätzen, wie viel Zeit Sie jede Woche mit Besprechungen verbringen?
  • feststellen, ob die zeitaufwendigsten Projekte auch die rentabelsten sind?

Strassenmeisterei, Behörden, Tiefbau: Tätigkeitsfelder, die das Modul Timesheet einsetzen

Die Daten aus Timesheet können sich in bestimmten Fällen als sehr nützlich erweisen. Nehmen wir die Strassenmeisterei als Beispiel: Die Mitarbeitenden führen verschiedene Aufgaben im Zusammenhang mit der Instandhaltung und Sauberkeit der öffentlichen Flächen in ihrer Gemeinde aus. Sie sind auch für die Schneeräumung der Strassen im Winter und für die Sicherheit bei Kundgebungen verantwortlich.

Angesichts der Vielzahl der Aufgaben ist es für die Gemeinde äusserst nützlich, die Anteile der geleisteten Arbeitszeit zu kennen, die ihre Mitarbeitenden für die verschiedenen Aufgaben aufgewendet haben.

Im Falle einer Unterbesetzung beispielsweise kann anhand dieser Zahlen festgestellt werden, ob eher eine Arbeitskraft für den Strassenbau oder die Landschaftsgärtnerei eingestellt werden sollte. Und wie steht es mit neuen Ressourcen? Braucht das Team wirklich den neuen Rasenmäher, den es verlangt?

Die Erfassung des Zeitaufwands – nach Aktivität, Projekt, Kunde, Auftrag, Baustelle, Mandat usw. – ist für viele Tätigkeitsfelder von Vorteil.

Wir haben Bauunternehmen und Strassenmeistereien als Beispiel herangezogen, das Gleiche gilt aber auch für viele andere Bereiche. Architektur- und Ingenieurbüros oder Medienagenturen benutzen ebenfalls das Modul Timesheet, um den Zeitaufwand pro Projekt festzuhalten. Dienstleistungsunternehmen für die Bereiche IT und Ingenieurwesen oder Personalvermittler verwenden den Timesheet, um den Zeitaufwand pro Auftrag/Kunde oder Berater zu erfassen.

Erfassung von Aktivitäten via Desktop oder Smartphone: Alle Vorteile

Ähnlich wie bei der Arbeitszeiterfassung würde es ausreichen, den Zeitaufwand pro Aktivität auf einem Stundenzettel oder in Excel zu erfassen. Allerdings sollte die Erfassung der Aktivität nicht selbst zu einer Aktivität ausarten! Im Idealfall sollte die Erfassung der Zeiten nur wenige Sekunden in Anspruch nehmen, um die eigentliche Arbeit Ihrer Mitarbeitenden nicht zu unterbrechen.
Je leichter diese Aufgabe ist und je mehr Spass sie macht, desto eher wird sie zur Gewohnheit, die man nicht mehr missen möchte. So bietet Timesheet zahlreiche Vorteile, sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Mitarbeitenden. Letzteren kann das Modul helfen, ihren Zeitplan zu optimieren und ein effizientes Gleichgewicht zwischen Aufgaben mit geringem und hohem Mehrwert zu finden.

Wie können Sie das Modul Timesheet in Ihrem Unternehmen effizient einsetzen? Die beste Alternative zum klassischen Stundenzettel oder zu Excel-Tabellen sind zweifellos Applikationen, welche die Erfassung des Zeitaufwands für Aktivitäten via Smartphone, Tablet oder Desktop in Echtzeit oder im Nachhinein ermöglichen.

Eine Software wie tipee (Sie gestatten uns doch dieses Beispiel :-)) ermöglicht eine sehr schnelle Erfassung der Aktivitäten mithilfe vorab festgelegter oder aber aus Ihrem Rechnungsprogramm importierter Tags.

Der Einsatz einer Applikation, auf die Sie und Ihre Mitarbeitenden via Smartphone, Tablet oder Desktop zugreifen können, zur Erfassung des Zeitaufwands von Aktivitäten (Timesheet) hat folgende Vorteile:

Die Erfassung erfolgt sehr schnell. Sie findet direkt in der Applikation statt, ohne dass durch manuelle Eingaben Fehler erzeugt werden. Es reicht aus, im Voraus eine Liste von Aktivitäten sowie die verschiedenen Tags zu erstellen/zu importieren. In der Strassenmeisterei sind etwa folgende Aktivitäten denkbar:

  • Pflege von Grünflächen
  • Instandhaltung von Strassen
  • Schneeräumung
  • usw.

So muss der Mitarbeitende bei Arbeitsbeginn nur noch den Tag auswählen, welcher der Aktivität zugeordnet ist. Wenn die Aktivität häufig ausgeführt wird, ist sie mit einem Klick erreichbar, denn sie wird direkt in den zuletzt verwendeten Tags angezeigt.

Die Erfassung kann überall und jederzeit erfolgen, denn die Applikation kann via Smartphone, Tablet oder Desktop aufgerufen werden.
Ausserdem kann die Eingabe:
in Echtzeit (laufend)
oder im Nachhinein erfolgen (wenn Mitarbeitende vergessen haben, zu stempeln, oder es vorziehen, den Zeitaufwand pro Aktivität am Ende des Tages oder der Woche einzugeben).

Zusätzlich ist das Stempeln mit Geolokalisierung möglich, was in manchen Fällen praktisch sein kann, um einen Ort mit einer Aktivität zu verbinden.

Die erfassten Informationen können in eine Rechnungssoftware exportiert werden. Dabei können die Daten nach Tag, Kunde, Projekt, Bereich, Mitarbeitenden usw. gefiltert werden. Dank dieser Zahlen können Sie:

  • Produktivitätssteigerungen erzielen,
  • die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden aufgliedern,
  • die Rentabilität Ihrer Aktivitäten überprüfen,
  • Ihre Kosten analysieren,

Ihre Finanzergebnisse verbessern.

Die Stärke eines solchen Instruments besteht darin, dass es detaillierte Einblicke in die Arbeitszeit Ihrer gesamten Belegschaft bis hin zum letzten Mitarbeitenden im Aussendienst bietet. Nur so erhalten Sie möglichst realitätsnahe Daten, die Ihnen ein tieferes Verständnis Ihres Unternehmens und die Umsetzung von Verbesserungen ermöglichen.

Fazit

Zu wissen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden für welche Aktivitäten aufwenden, kann ein äusserst effektives Mittel sein, um die Rentabilität Ihres Unternehmens zu steigern. Mit der Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität erhalten Sie Statistiken, die Ihnen die Erstellung von Kostenvoranschlägen erleichtern, da Sie Ihre Angaben auf konkrete Zahlen stützen. Darüber hinaus können sie als Grundlage für Produktivitätssteigerungen dienen.

Jean-Marc Fillistorf

Jean-Marc Fillistorf

Entrepreneur @tipee | Créatif pragmatique | Passionné PME
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