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Wie können Arbeitszeit und Zeitaufwand für Aktivitäten auf dem Smartphone erfasst werden ?

Inhalt

Stellen Sie sich vor, Sie könnten sich durch die Erfassung der Arbeitszeit und des Zeitaufwands für Aktivitäten Ihrer Mitarbeitenden einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen. Für manche ist dies nur eine gesetzliche Verpflichtung, der sie sich nicht entziehen können, da im Fall einer Kontrolle Sanktionen drohen. In Wirklichkeit ist die Erfassung dieser Daten ein wirksames Mittel, um die Leistung eines Unternehmens zu verbessern, genaue und für die Rechnungsstellung unerlässliche Daten zu erheben und sich gegenüber Kunden als modernes Unternehmen zu zeigen.

Kann die Arbeitszeit, die für einzelne Aktivitäten aufgewendet wurde, aber so einfach mit dem Smartphone erfasst werden? Wenn ja, wie? Diese Fragen beantworten wir in diesem Beitrag.

Einsatzplanung, Arbeitszeiterfassung und Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität : Worin bestehen die Unterschiede?

Bevor Sie im Detail erfahren, wie Smartphones zur Erfassung von Arbeitszeiten und Aktivitäten eingesetzt werden können, müssen Sie den Unterschied zwischen Einsatzplanung, Arbeitszeiterfassung und Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität kennen.

  • Bei der Einsatzplanung werden die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Voraus festgelegt. Auf diese Weise können Vorgesetzte die Arbeitstage ihrer Mitarbeitenden organisieren, während diese genau wissen, wann und wie viele Stunden sie mit verschiedenen Aktivitäten verbringen werden. Die Einsatzplanung ist in zahlreichen Sektoren wie Kinderkrippen, medizinischen Einrichtungen und dem Detailhandel unerlässlich.
  • Bei der Arbeitszeiterfassung werden die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden mit Start- und Endzeiten aufgezeichnet. Dies ist für fast alle Arbeitskräfte in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben.
  • Die Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität (auch als Timesheet bezeichnet) hält fest, welche Aufgaben während eines Arbeitstags mit welchem Zeitaufwand erledigt wurden.

In den meisten Berufen wenden die wenigsten Mitarbeitenden ausschliesslich Zeit für nur eine Aufgabe oder ein Projekt auf. Meist wechseln sie zwischen mehreren Aktivitäten, wie zum Beispiel eine Architektin, die nach der Anfertigung einer Bauzeichnung zur Besprechung auf die Baustelle fährt, ein Techniker, der bei zwei Kunden zwei verschiedene Fehler behebt, oder ein Gemeindemitarbeitender, der für die Instandhaltung der Strassen zuständig ist und an einem Tag verschiedene Aufgaben erledigt.

Wenn der Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben im Detail nachverfolgt wird, können wertvolle Informationen gewonnen werden. So ist es nützlich, zu wissen, wie lange man für eine Aufgabe oder ein Projekt braucht – nicht nur für die Rechnungsstellung, sondern auch, um die Rentabilität des Unternehmens zu ermitteln. In einigen Kantonen ist die Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität für Gemeindeverwaltungen (Stadtverwaltung, Hausmeisterei usw.) vorgeschrieben. Aber wie kann der Zeitaufwand für einzelne Aktivitäten effizient erfasst werden?

Stempeln mit dem Smartphone

Am besten erfolgt die Erfassung der Arbeitszeit und des Zeitaufwands für einzelne Aktivitäten heute über vernetzte Applikationen, die via Computer, Tablet oder Smartphone problemlos zugänglich sind. Schluss mit Papier und Excel-Tabellen: Wir befinden uns in der Ära des Internets und der Telearbeit! Heute kann jede und jeder eine Stempeluhr in der eigenen Tasche haben. Für viele Unternehmen erweist sich die Arbeitszeiterfassung mit dem Smartphone als einfachste Option. Dies gilt für Reinigungsdienste (oder Facility Management) ebenso wie für Vertriebsmitarbeitende, Arbeitskräfte im Aussendienst und alle anderen Berufe, bei denen die Arbeit nicht im Büro stattfindet.

In allen diesen Fällen ist das systematische Stempeln mit dem Mobiltelefon bei weitem praktischer als mit der physischen Stempeluhr:

  • Diese Art der Zeiterfassung ist schnell, präzise, klar und äusserst flexibel.
  • Sie ist ideal geeignet für Teams, die häufig im Aussendienst tätig sind.
  • Bei der Erfassung der Arbeitszeit mit dem Smartphone kann auf Wunsch auch die Geolokalisierung aktiviert werden.

Das Beste daran ist, dass dazu jedes Smartphone genutzt werden kann, denn das Stempeln erfolgt via Webapp: Wenn Sie den Link in den Favoriten speichern, können Sie jederzeit darauf zugreifen.

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Erfassung des Zeitaufwands unterwegs und Aufgliederung nach Aktivitäten

Wenn Ihre Mitarbeitenden mit dem Smartphone stempeln, können sie nicht nur die Arbeitszeiten erfassen, sondern auch die Aktivitäten oder Projekte angeben, an denen sie arbeiten – in Echtzeit vor Ort oder im Nachhinein.

Die Aufgliederung der Arbeitsstunden nach Aktivitäten ist für Strassenmeistereien, Bauberufe, Ingenieurbüros und viele andere mobile Berufe unerlässlich.

Aber wie werden die Arbeitsstunden verschiedenen Aktivitäten zugeordnet? tipee bietet dazu zwei Optionen an:

1. Eingabe in Echtzeit

Johann arbeitet für ein Bauunternehmen im Kanton Waadt. In der Regel erfasst er den Zeitaufwand für seine Aktivitäten laufend über sein Smartphone, um die Zeiten nicht am Ende des Tages eingeben zu müssen. Ein Beispiel:
Am Montag beginnt er mit der Installation von Stadtmobiliar in Pully. Auf seinem Smartphone tippt er auf das kleine Stoppuhr-Symbol und wählt dann
«Aktivität starten».
Da er bereits in der Vorwoche auf der Baustelle gearbeitet hat, wird das Projekt bereits unter seinen letzten Aktivitäten aufgelistet. Er muss also nur noch «Installation Stadtmobiliar» auswählen und auf «Starten» klicken.
Zwei Stunden später muss er mit dem Bau eines Trottoirs beginnen. Er tippt also auf «Beenden» und wiederholt denselben Vorgang, um die neue Aktivität zu starten.

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2. Eingabe im Nachhinein

Pauline ist Architektin. Sie bevorzugt es, ihre Arbeitsstunden im Nachhinein einzugeben, wenn sie auf dem Weg nach Hause im öffentlichen Verkehr sitzt. Am Montag beginnt sie die Woche immer mit einer Teamsitzung, um die Fortschritte beim Bau der neuen Schule in der Gemeinde zu besprechen. Anschliessend fährt sie zur Baustelle. Nach der Frühstückspause kehrt sie wieder ins Büro zurück und widmet sich während des restlichen Tages einem Projekt zur Sanierung des Supermarktes in der Innenstadt.

Jeden Montagabend nutzt sie die Zeit im öffentlichen Verkehr zur Aktualisierung der Einsatzplanung auf ihrem Smartphone. Der gesamte Vorgang ist sehr einfach und nimmt nur wenige Sekunden in Anspruch:

  • Zuerst tippt Pauline auf «Arbeitszeiterfassung» und anschliessend auf «Mein Tag».
  • Dann tippt sie auf das Zauberstab-Symbol, um den Zeitaufwand für die erste Aktivität des Tages einzugeben.
  • Anschliessend tippt sie auf «Aktivität hinzufügen», um den Besuch auf der Baustelle und das Projekt am Nachmittag zu erfassen.

Das war’s schon! Danach kann sie mit der Lektüre des Romans fortfahren, den sie am Vortag begonnen hat 🙂.

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Auf Wunsch können auch mehrere Elemente aus der gleichen Liste ausgewählt werden. So lassen sich zum Beispiel mehrere zum selben Projekt gehörige Aufgaben miteinander verknüpfen, um die im Rahmen des Projekts geleistete Arbeit detailliert zu beschreiben.

Welche Methode zur Erfassung der Arbeitszeit und der Aktivitäten gewählt wird, hängt von jeder und jedem Einzelnen ab. Johann, der Mitarbeitende der Strassenmeisterei, könnte jederzeit alle Aktivitäten auch im Nachhinein erfassen wie Pauline und umgekehrt. Allerdings möchten wir betonen, dass die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Erfassung in Echtzeit geringer ist.

Timesheet und Arbeitszeiterfassung: Vorteile einer Integration beider Module

Die Arbeitszeiterfassung mit der Erfassung des Zeitaufwands für einzelne Aktivitäten zu verbinden, hat viele Vorteile.

  • Für Ihr Team:
    • Bei einer Abrechnung nach Zeitaufwand vereinfacht es die Erfassung der Arbeitszeit, die jeder Aktivität oder jedem Kunden gewidmet wurde, und ermöglicht so eine schnelle Abrechnung zum richtigen Preis.
    • Durch den Export der erfassten Daten in Rechnungssoftware sparen Ihre Mitarbeitenden Zeit und vermeiden Fehler bei der wiederholten Eingabe.
  • Für Ihr Unternehmen:
    • Die Rentabilität der einzelnen Aktivitäten kann auf diese Weise genau ermittelt werden. Die in der Vergangenheit erfassten Arbeitszeiten unterstützen Sie bei der Vorbereitung eines neuen Angebots und tragen dazu bei, mögliche Verluste aufgrund einer falschen Kostenschätzung zu verhindern.
    • Die Statistiken helfen Ihnen, die Leistung Ihres Unternehmens zu verbessern und die Kosten zu optimieren.
  • Für Ihre Kunden:
    • Sie zeigen sich gegenüber dem Kunden als modernes Unternehmen: Techniker beispielsweise können am Ende einer Wartung die Informationen eingeben und ihre Rechnung direkt per E-Mail versenden.

Geolokalisierung der Stempelzeiten

Die Arbeitszeiterfassung mit dem Smartphone kann mit einer Geolokalisierung verbunden werden, beispielsweise um sicherzustellen, dass sich Mitarbeitende auch wirklich auf der Baustelle befinden, wenn sie stempeln. Wichtig ist, dass die Geolokalisierung nur mit der Stempelzeit verbunden ist, nicht mit den einzelnen Mitarbeitenden.

Wichtig ist, dass die Geolokalisierung nur mit der Stempelzeit verbunden ist, nicht mit den einzelnen Mitarbeitenden. Haben die Mitarbeitenden die Geolokalisierung nicht aktiviert, wird diese Einstellung geändert, bis die Geolokalisierung des Stempels erfolgt ist. Bei anderen Bewegungen erfolgt keine Geolokalisierung, da dies nicht mehr legal wäre (schliesslich sind wir keine Spione!).

Fazit

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich heute für eine Arbeitszeiterfassung per Smartphone und kombinieren dies mit der Erfassung des Zeitaufwands für einzelne Aktivitäten. Dieses Vorgehen hat viele praktische Vorteile, da die Erfassung überall und jederzeit erfolgen kann. Doch das ist noch nicht alles! Der Einsatz moderner Technologie für die Zeiterfassung kann Wettbewerbsvorteile bringen, die Optimierung von Prozessen ermöglichen und das Image und die Leistung des Unternehmens verbessern.

*Jules Humbert-Droz,Schweizer Spion des 20. Jahrhundert, Autor des Buchs« L’œil de Moscou » à Paris, 1922-1924.

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Laura Mattiucci

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