{"id":22586,"date":"2021-09-13T10:42:52","date_gmt":"2021-09-13T08:42:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.tipee.ch\/?p=22586"},"modified":"2025-03-20T11:59:26","modified_gmt":"2025-03-20T10:59:26","slug":"hr-digitalisierung-warum-und-wie-am-besten-vorgehen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.tipee.ch\/de\/coin-rh\/artikel-human-resources-hr\/hr-digitalisierung-warum-und-wie-am-besten-vorgehen\/","title":{"rendered":"HR-Digitalisierung: Warum und wie am besten vorgehen?"},"content":{"rendered":"\t\t
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In diesem Beitrag befassen wir uns mit einem Thema, das seit mehreren Jahren – insbesondere nach der Pandemie und der zunehmenden Verbreitung der Arbeit im Homeoffice – im HR-Bereich in aller Munde ist: die Digitalisierung von HR-Dokumenten<\/strong>. <\/p>\n

Der Begriff HR-Digitalisierung bezieht sich auf die Umstellung von Dokumenten in Papierform auf ein digitales Format und die Verwaltung dieser digitalen Dokumente mittels Softwarelösungen. Dies betrifft etwa die Digitalisierung von Arbeitsverträgen, Lohnausweisen, Arztzeugnissen, Pflichtenheften und Schreiben aller Art. Einmal digitalisiert, können alle diese für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermassen wichtigen Informationen an einem zentralen Ort gespeichert werden. So können alle berechtigten Personen schnell und einfach darauf zugreifen. Darüber hinaus wird die Personalverwaltung vereinfacht und die Personalverantwortlichen können effizienter arbeiten.<\/p>\n

Wir betrachten in diesem Beitrag vor allem die Vorteile, welche die Digitalisierung von Dokumenten für die Mitarbeitenden der Personalabteilung mit sich bringt. Insbesondere wird dadurch eine der zeitaufwendigsten Verwaltungsaufgaben vereinfacht: die Ausstellung und der Versand von Lohnabrechnungen.<\/strong><\/p>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Die Verwaltung von Personaldossiers<\/a> im HR-Bereich<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Martina arbeitet in der Personalabteilung und liebt ihren Beruf. Sie sieht ihn als eine Art Mission an: Zu ihren Aufgaben gehört, die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten für Stellen zu suchen und einzustellen, Mitarbeitende dabei zu unterstützen, für ihren eigenen Erfolg und den des Unternehmens Ihr Bestes zu geben, und dafür zu sorgen, dass sie sich entfalten können und stolz auf ihre Arbeit sind.<\/p>\n

Martina liebt ihre Arbeit – meistens, aber nicht in der letzten Märzwoche. Jedes Jahr lockt die Versuchung, in dieser Zeit in die Ferien zu gehen, wenn ihr Gewissen sie nicht daran hindern würde. Denn genau in jener Woche stellt ihr ein guter Teil der Belegschaft ein und dieselbe Frage: \u00abKannst du mir bitte meinen Lohnausweis schicken? Ich muss unbedingt noch vor heute Abend meine Steuererklärung machen und kann ihn leider nicht finden …\u00bb <\/p>\n

Ja, das passiert selbst den Besten unter uns: Wir glauben, das Dokument am richtigen Ort gespeichert zu haben<\/strong>. Leider stellt sich oft erst heraus, dass dies nicht der Fall ist, wenn wir es dringend brauchen. Ein Beispiel: Sie haben gerade Ihre Traumwohnung besichtigt und möchten Ihr Dossier als Erste oder Erster einreichen. Leider haben sich Ihre drei letzten Lohnabrechnungen in Luft aufgelöst und sind nicht auffindbar. Aufgrund des Wohnungsmangels in der Schweiz ist die Liste der Bewerberinnen und Bewerber für schöne Wohnungen in guter Lage leider immer sehr lang. Es pressiert, und Sie dürfen nicht allzu viel Zeit verstreichen lassen, bevor Sie Ihr Dossier einreichen. Morgen könnte es schon zu spät sein! Gleiches gilt beispielsweise beim Leasen eines Fahrzeugs oder bei der Aufnahme eines Kredits. <\/p>\n

In solchen Fällen eilt es immer sehr: Die richtigen Dokumente müssten am besten sofort zur Hand sein. Wenn die Mitarbeitenden sie nicht finden können, erhält die Personalabteilung regelmässig dringende Anfragen. Das schadet der Produktivität, wenn man bedenkt, dass es nach einer Unterbrechung im Durchschnitt 23 Minuten dauert, bis man wieder voll konzentriert ist (das sagt die Wissenschaft, nicht wir!).<\/p>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Verwaltung von HR-Dokumenten: Mission Impossible?<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Zum Gl\u00fcck ist die Personalabteilung unter anderem auch dazu da, den Mitarbeitenden die erforderlichen Dokumente auszustellen. Nun stellen Sie sich aber einmal Folgendes vor: Wie viel Zeit k\u00f6nnten Sie sparen, wenn Sie Ihr Personaldossier jederzeit sofort zur Hand h\u00e4tten? Wie viel produktiver k\u00f6nnten die Personalverantwortlichen arbeiten, wenn die HR-Prozesse vereinfacht w\u00fcrden und sie sich mit wirklich dringenden Sachen besch\u00e4ftigen k\u00f6nnten, anstatt Dokumente f\u00fcr Dutzende oder sogar Hunderte von Mitarbeitenden zu suchen?
Wer im HR-Bereich arbeitet, w\u00e4hlt diesen Beruf haupts\u00e4chlich wegen der menschlichen und sozialen Seite<\/strong>, nicht wegen der damit verbundenen administrativen Aufgaben (sonst w\u00e4re man ja in der Buchhaltung gelandet! \ud83d\ude42 <\/span>).<\/span><\/p>

Deshalb ist es schade, wenn engagierte Personalfachleute sich ersch\u00f6pft und frustriert f\u00fchlen, insbesondere wegen des Mangels an Zeit und Ressourcen, die ihnen \u2013 falls vorhanden \u2013 die Arbeit sehr erleichtern w\u00fcrden. Und das Unternehmen w\u00fcrde nat\u00fcrlich an aller erster Stelle davon profitieren!<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Die Lösung: Digitalisierung im HR-Bereich<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Was kann getan werden, um die Personalverwaltung zu verschlanken und effizienter zu gestalten? Wie l\u00e4sst sich die Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen vereinfachen, umso mehr weil seit der Pandemie immer mehr Menschen im Homeoffice arbeiten? Eine der m\u00f6glichen L\u00f6sungen ist ohne Frage die Digitalisierung, die durch die Coronapandemie noch beschleunigt wurde. So werden beispielsweise die elektronische Archivierung, digitale Rechnungen und elektronische Unterschriften deutlich st\u00e4rker genutzt. Diese Entwicklung ist mittlerweile zu einem wesentlichen, ja sogar unverzichtbaren Bestandteil der digitalen Transformation geworden, und Unternehmen m\u00fcssen sich anpassen, wenn sie der Konkurrenz nicht hinterherhinken wollen.<\/p>

Es liegt im Interesse aller Unternehmen, ihre digitale Transformation erfolgreich abzuschliessen, um im Wettbewerb bestehen zu k\u00f6nnen<\/strong>. Die Digitalisierung ist ein grundlegender Schritt in diesem Prozess. In einem fr\u00fcheren Beitrag \u00fcber die drei Schl\u00fcssel zur Digitalisierung<\/a>\u00a0(nur auf franz\u00f6sisch) haben wir bereits die Elemente beschrieben, die auf keinen Fall vernachl\u00e4ssigt werden d\u00fcrfen, wenn die Transformation ein Erfolg werden soll.
Die (nicht vollst\u00e4ndige) Liste der Funktionen, die digitale Tools bei der Vereinfachung von HR-Prozessen ber\u00fccksichtigen m\u00fcssen, umfasst drei grosse Bereiche:<\/p>