{"id":29930,"date":"2023-06-13T11:48:12","date_gmt":"2023-06-13T09:48:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.tipee.ch\/?p=29930"},"modified":"2025-03-20T11:55:47","modified_gmt":"2025-03-20T10:55:47","slug":"so-vereinfacht-tipee-die-verwaltung-von-hr-dokumenten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.tipee.ch\/de\/coin-rh\/artikel-human-resources-hr\/so-vereinfacht-tipee-die-verwaltung-von-hr-dokumenten\/","title":{"rendered":"So vereinfacht tipee die Verwaltung von HR-Dokumenten"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"29930\" class=\"elementor elementor-29930 elementor-20602\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-3f37f3a elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"3f37f3a\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-918889a\" data-id=\"918889a\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-10e626e elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"10e626e\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400;\">Lohnabrechnungen, Bescheinigungen, Arbeitsvertr&auml;ge, Empfehlungsschreiben, Krankmeldungen, Leistungsbeurteilungen am Jahresende und noch mehr: Die Liste der HR-Dokumente, welche die Personalabteilung in einem Unternehmen verwaltet, ist viel l&auml;nger als man denkt! Von der Einstellung der Mitarbeitenden bis zum ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen ist HR f&uuml;r alle Dokumente verantwortlich, die<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"> eine bessere Betreuung der Besch&auml;ftigten <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">in jeder Phase ihrer Karriere erm&ouml;glichen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Hoch lebe die Digitalisierung, dank der die vielen weithin &uuml;blichen H&auml;ngeordner ersetzt wurden! Sie erleichtert nicht nur die Aufbewahrung, sondern auch den Zugriff und die gemeinsame Bearbeitung all dieser Dokumente.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"> M&ouml;glich ist das alles im <\/span><b>HR-Portal<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, einem Modul unserer Applikation tipee. Wir erkl&auml;ren Ihnen wie.<\/span><\/p>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-a921a91 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"a921a91\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Personalverwaltung mit dem HR-Portal von tipee<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-062825b elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"062825b\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400;\">Das <\/span><a href=\"https:\/\/www.tipee.ch\/de\/hr-portal\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">HR-Portal von tipee<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> gew&auml;hrleistet die sichere Verwaltung aller Dokumente und Daten von Mitarbeitenden. Es vereinfacht die Arbeit der Personalabteilung und hilft Unternehmen, ihre Effizienz und ihre Produktivit&auml;t zu steigern. Zu den Funktionen des Portals geh&ouml;ren:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">das<\/span><b> Personalverzeichnis<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, stets auf dem neuesten Stand mit einer &Uuml;bersicht, wer mit welchem Pensum in welchem Bereich arbeitet<\/span> <span style=\"font-weight: 400;\">\ud83d\ude42,<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">die <\/span><b>Personaldossiers<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> mit den pers&ouml;nlichen Angaben aller Mitarbeitenden (Personendaten, Arbeitszeitsaldo, Ferienanspruch und viele andere f&uuml;r das Unternehmen n&uuml;tzliche Informationen,<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">die <\/span><b>HR-Dokumente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ein sicherer pers&ouml;nlicher Bereich zur Ablage der Unterlagen der einzelnen Mitarbeitenden wie Arbeitsvertr&auml;ge, Informationen zur j&auml;hrlichen Leistungsbeurteilung, Arbeitszeugnisse und vieles mehr. Nat&uuml;rlich sind einige Dokumente nur f&uuml;r die Personalabteilung zug&auml;nglich, w&auml;hrend auf andere auch die Mitarbeitenden selbst zugreifen k&ouml;nnen.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-001f8cc elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"001f8cc\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Wie funktioniert die Spesen- und Lohnabrechnung in tipee? <\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-7fa5f4c elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"7fa5f4c\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400;\">Spesenabrechnungen sind nicht gerade die angenehmste Aufgabe und dauern ihre Zeit &ndash; das ist allgemein bekannt. Deshalb lassen viele ihre Kassenbelege einfach erst einmal liegen und erstellen die Abrechnung auf die letzte Minute, auch wenn dabei oft etwas vergessen wird und die Sache dann noch l&auml;nger dauert. In tipee k&ouml;nnen <\/span><a href=\"https:\/\/www.tipee.ch\/de\/hr-portal\/spesenabrechnungen\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Spesenabrechnungen<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> mit nur wenigen Klicks vom Laptop oder Smartphone aus erledigt werden.&nbsp;<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Anschliessend m&uuml;ssen sie nur noch an die Person weitergeleitet werden, die f&uuml;r die Genehmigung zust&auml;ndig ist. Wenn alles in Ordnung ist, steht einer Erstattung der Betr&auml;ge nichts mehr im Wege.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Was die L&ouml;hne anbelangt, so erfolgt die Berechnung nicht in tipee selbst. Vielmehr verwaltet die Applikation die Lohnvariablen (Zulagen und Zuschl&auml;ge), die anschliessend zur Berechnung der L&ouml;hne in die Buchhaltungssoftware exportiert werden k&ouml;nnen. Umgekehrt erm&ouml;glicht tipee es, die Lohnabrechnungen direkt aus der Buchhaltungssoftware zu importieren. Das ist sehr praktisch, weil die Mitarbeitenden jederzeit darauf zugreifen k&ouml;nnen. So besteht nie mehr die Gefahr, dass sie ihre Lohnabrechnungen verlegen. \ud83d\ude09<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Noch besser ist, dass die Lohnabrechnungen nicht mehr per E-Mail versendet werden m&uuml;ssen, weil sie nun in tipee abgerufen werden k&ouml;nnen. Das vereinfacht die Einhaltung des Bundesgesetzes &uuml;ber den Datenschutz (DSG). Das Gesetz <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">verpflichtet alle Unternehmen dazu, alle pers&ouml;nlichen Informationen &uuml;ber ihre Mitarbeitenden sicher zu speichern, darunter auch Vor- und Nachnamen.<\/span><\/p>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-c1a9377 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"c1a9377\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">\u00abBorn ready\u00bb: tipee wurde als Software von Anfang an so angelegt, dass die Sicherheit ber&uuml;cksichtigt wird.<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-42e6f5c elementor-hidden-desktop elementor-hidden-tablet elementor-hidden-mobile elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"42e6f5c\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p><span style=\"font-weight: 400;\">Das neue Datenschutzgesetz, das am 1.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"><\/span><span style=\"font-weight: 400;\"> September 2023 in Kraft getreten ist, beruht auf den Grunds&auml;tzen des Datenschutzes durch Technikgestaltung (\u00abprivacy by design\u00bb) und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (\u00abprivacy by default\u00bb). Die gute Nachricht ist: Gleiches gilt f&uuml;r tipee! Wir wenden diese Grunds&auml;tze bei allen Neuentwicklungen an. Aber was bedeutet das alles eigentlich?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Der Grundsatz \u00abprivacy by design\u00bb verlangt, dass die Privatsph&auml;re der Benutzerinnen und Benutzer <\/span><b>schon bei der Konzeption und Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, die Personendaten erfassen, ber&uuml;cksichtigt und integriert wird. Der Grundsatz \u00abprivacy by default\u00bb gew&auml;hrleistet das h&ouml;chste Sicherheitsniveau von Produkten und Dienstleistungen, sobald diese in Umlauf gebracht werden. <\/span><b>Dazu werden in der Standardeinstellung alle notwendigen Vorkehrungen zum Schutz der Daten und zur Beschr&auml;nkung ihrer Nutzung getroffen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ohne dass die Benutzerinnen oder Benutzer eingreifen m&uuml;ssen.<\/span><\/p>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-3588b9b elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"3588b9b\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Fazit<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-110bdc7 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"110bdc7\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Das Modul HR-Portal von tipee unterst&uuml;tzt Unternehmen dabei, die Daten ihrer Mitarbeitenden wirksam zu speichern, zu verwalten und den Zugang zu steuern. Dadurch sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch den systematischen Versand von Dokumenten, die pers&ouml;nliche Informationen enthalten, was nach dem Bundesgesetz &uuml;ber den Datenschutz (DSG) verboten ist.<\/p>\n<p>Interessiert an einer Demo? Vereinbaren Sie einen 30-min&uuml;tigen Termin f&uuml;r eine Online-Demo von tipee oder rufen Sie uns an, um weitere Informationen zu erhalten.<\/p>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-13133c0f elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"13133c0f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h3 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Fordern Sie jetzt eine Demo an!<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-60cffa41 elementor-align-center elementor-widget elementor-widget-button\" data-id=\"60cffa41\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"button.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-button-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<a class=\"elementor-button elementor-button-link elementor-size-sm\" href=\"#elementor-action%3Aaction%3Dpopup%3Aopen%26settings%3DeyJpZCI6MjEzNTcsInRvZ2dsZSI6ZmFsc2V9\">\n\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-button-content-wrapper\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<span class=\"elementor-button-text\">Kontakt<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-ed5c3fd elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"ed5c3fd\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h2 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">H&auml;ufig gestellte Fragen (FAQ)<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-b80cf99 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"b80cf99\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h3 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Wie komme ich an meine letzten Lohnabrechnungen?<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-67c3141 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"67c3141\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Am besten fragen Sie direkt bei Ihrem aktuellen oder ehemaligen Arbeitgeber nach. In Artikel 127 des Obligationenrechts (OR) heisst es: \u00abMit Ablauf von f\u00fcnf Jahren verj\u00e4hren die Forderungen [&#8230;] aus dem Arbeitsverh\u00e4ltnis von Arbeitnehmern.\u00bb Demnach muss der Arbeitgeber die <b style=\"color: var( --e-global-color-text ); font-family: var( --e-global-typography-fba33f8-font-family ), Sans-serif; font-size: var( --e-global-typography-fba33f8-font-size ); letter-spacing: var( --e-global-typography-fba33f8-letter-spacing ); word-spacing: var( --e-global-typography-fba33f8-word-spacing );\">Lohnabrechnungen mindestens f\u00fcnf Jahre aufbewahren<\/b><span style=\"color: var( --e-global-color-text ); font-family: var( --e-global-typography-fba33f8-font-family ), Sans-serif; font-size: var( --e-global-typography-fba33f8-font-size ); letter-spacing: var( --e-global-typography-fba33f8-letter-spacing ); word-spacing: var( --e-global-typography-fba33f8-word-spacing );\">, um nachzuweisen, dass der Lohn tats\u00e4chlich gezahlt wurde. \u00dcberdies sieht das Obligationenrecht (Art. 958f) vor, dass Unternehmen ihre Gesch\u00e4ftsb\u00fccher und Buchungsbelege w\u00e4hrend zehn Jahren aufbewahren m\u00fcssen.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-419b989 elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"419b989\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h3 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Wie lange m&uuml;ssen Spesenabrechnungen aufbewahrt werden?<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-236b646 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"236b646\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Nachweise f&uuml;r Spesenabrechnungen sind Buchungsbelege und m&uuml;ssen daher zehn Jahre nach dem Ende des Gesch&auml;ftsjahres, in dem sie eingegangen sind, aufbewahrt werden. Die empfohlene Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren beruht auf Artikel 957a des Obligationenrechts, der vorsieht, dass <b>Unternehmen verpflichtet sind, ihre Buchhaltungsunterlagen und die entsprechenden Belege zehn Jahre lang aufzubewahren.<\/b><\/p>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-b60325f elementor-widget elementor-widget-heading\" data-id=\"b60325f\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"heading.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t<h3 class=\"elementor-heading-title elementor-size-default\">Was bedeuten die Begriffe \u00abprivacy by design\u00bb und \u00abprivacy by default\u00bb?<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-64e4541 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"64e4541\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>\u00abprivacy by design\u00bb bedeutet \u00abDatenschutz durch Technikgestaltung\u00bb, das heisst, dieser Aspekt wird schon bei der Konzeption ber&uuml;cksichtigt. Am Beispiel einer Software oder einer App f&uuml;r Mobilger&auml;te bedeutet dies konkret, dass die Entwickler die Privatsph&auml;re der zuk&uuml;nftigen Benutzerinnen und Benutzer ber&uuml;cksichtigen m&uuml;ssen. Und zwar schon dann, wenn sie die ersten Zeilen ihres Programmiercodes schreiben! Dies bedeutet beispielsweise, dass die Erhebung von Personendaten so weit wie m&ouml;glich auf die Informationen beschr&auml;nkt wird, die f&uuml;r die Nutzung der betreffenden Software oder Applikation erforderlich sind.<\/p>\n<p>\u00abprivacy by default\u00bb bedeutet \u00abDatenschutz als Standardeinstellung\u00bb. Nach diesem Grundsatz wird der Schutz von Personendaten der Benutzerinnen und Benutzer in der Standardeinstellung garantiert: Um die Erfassung von Daten zu erlauben, muss die Zustimmung ausdr&uuml;cklich best&auml;tigt werden. Nehmen wir als Beispiel Cookies auf einer Website: Pop-up-Hinweise, die Benutzerinnen und Benutzer auffordern, die Verwendung von Cookies zu genehmigen, folgen dem Grundsatz \u00abprivacy by default\u00bb.&nbsp;<\/p>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Lohnabrechnungen, Bescheinigungen, Arbeitsvertr&auml;ge, Empfehlungsschreiben, Krankmeldungen, Leistungsbeurteilungen am Jahresende und noch mehr: Die Liste der HR-Dokumente, welche die Personalabteilung in einem Unternehmen verwaltet, ist viel l&auml;nger als man denkt! 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