Dokumentenmanagement & Qualität
Zentral, versioniert, zertifiziert – Ihr Qualitäts-Dokumentenmanagement endlich in der HR-Software
Irgendwo auf dem gemeinsamen Laufwerk liegen drei Versionen desselben internen Reglements, und niemand weiss, welche die richtige ist – auch die Person nicht, die es erstellt hat.
tipee führt alle Ihre Dokumente in einer strukturierten und versionierten Bibliothek zusammen, mit einem Qualitätshandbuch, das sich automatisch aus Ihrer Prozessstruktur erzeugt.
Das Ergebnis: Ihre Teams finden immer die richtige Version, und Ihre Audits laufen ohne kalten Schweiss.
Unverbindlich · Antwort innert 1 Arbeitstag · 30-minütige Demo
Funktionen
Nie mehr «ich weiss nicht, ob das die richtige Version ist»
tipee macht aus Ihrem Dokumentenmanagement ein strukturiertes, automatisch aktuelles System – ohne Ihnen eine Logik aufzuzwingen, die nicht zu Ihnen passt.
Versionierung von Haus aus: die richtige Version, immer, für alle
Jedes Dokument in tipee wird automatisch versioniert. Wenn Sie eine neue Version veröffentlichen, greifen alle Mitarbeitenden sofort auf die aktuelle Fassung zu – ohne dass Sie eine E-Mail schreiben und ohne dass jemand versehentlich die alte Anweisung liest.
Die vollständige Historie jedes Dokuments ist jederzeit einsehbar: ideal, um bei einem Audit zu belegen, dass zu einem bestimmten Datum wirklich die richtige Version in Kraft war.
Automatisch erzeugtes Qualitätshandbuch, aktuell ohne Aufwand
Beschreiben Sie Ihre Tätigkeitsbereiche und Prozesse in tipee, und das Qualitätshandbuch entsteht und aktualisiert sich automatisch.
Es ist kein Word-Dokument mehr, das jemand jedes Jahr revidieren muss, sondern eine lebendige Oberfläche, die den tatsächlichen Stand Ihrer Organisation abbildet. Schluss mit dem Handbuch, das niemand liest, weil es zwangsläufig veraltet ist.
Eigene Nomenklatur
tipee zwingt Ihnen keine Standardstruktur auf. Sie behalten Ihre Nummerierung, Ihre Dateinamen, Ihre bestehenden Bereiche und Prozesse.
Ihre Mitarbeitenden finden sich sofort zurecht, ohne Schulung, um sich in der Bibliothek zu bewegen. Die visuelle Übersicht, farblich nach Bereich oder Prozess, macht die Navigation intuitiv.
Alle Formate, erweiterte Suche und Favoriten
PDF, Word, Excel, Bilder, Videos, Hyperlinks: tipee nimmt alles, bis zu 25 MB pro Datei. Die erweiterte Stichwortsuche findet das gesuchte Dokument sofort, auch in einer Bibliothek mit mehreren hundert Dateien.
Favoriten sind aus jedem Modul von tipee erreichbar – kein Navigieren im Verzeichnisbaum mehr, wenn man weiss, was man sucht.
Qualitätszertifizierung ISO 9001: die Anforderungen von Haus aus erfüllt
tipee erfüllt die Dokumentationsanforderungen der ISO 9001 und weiterer Qualitätszertifizierungen. Das integrierte System für Verbesserungsanträge stellt sicher, dass sich die Praxis weiterentwickelt und jede Änderung nachvollziehbar bleibt.
Ihre Auditorinnen und Auditoren finden: eine strukturierte Bibliothek, eine vollständige Versionshistorie, einen Nachweis des Zugriffs pro Person und ein stets aktuelles Qualitätshandbuch.
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tipee vereinfacht die Verwaltung von Arbeitszeit, Absenzen und Planung – für HR, Führungskräfte und Teams.
In nur 30 Minuten sehen Sie konkret, wie sich tipee an Ihre Organisation anpasst.
Was tipee beim Qualitätsmanagement konkret verändert
Kriterium |  Vor tipee |  Mit tipee |
|---|---|---|
| Dokumentenorganisation | Unverständlicher, unstrukturierter Freigabeordner Z:/ | Zentrale Dokumentenbibliothek, visuelle Übersicht nach Prozess |
| Versionierung | Man weiss nie, ob es die richtige Version ist | Automatische Versionierung, alle greifen auf die aktuelle Fassung zu |
| Qualitätshandbuch | Word-Handbuch, immer veraltet, nie gelesen | Automatisch erzeugtes Qualitätshandbuch, immer aktuell, im Portal verfügbar |
| Dokumentensuche | Recherche de document = 5-10 minutes de navigation dans des dossiers | Stichwortsuche + Favoriten, überall in tipee erreichbar |
| Qualitätsaudit | Qualitätsaudit = kalter Schweiss und Basteln in letzter Minute | Vollständige Historie, nachvollziehbare Zugriffe, Nutzungsnachweise verfügbar |
| Zugang für neue Mitarbeitende | Neue Person ist auf Kolleginnen und Kollegen angewiesen, um Dokumente zu finden | Sofort selbstständig dank visueller Übersicht und Suche |
Referenzen
Sie haben ihre Zeitverwaltung mit tipee vereinfacht
tipee reduziert nicht nur Ihren administrativen Aufwand, sondern professionalisiert Ihre Organisation. Über 100'000 Nutzerinnen und Nutzer haben tipee bereits in der Tasche.
ZEITERFASSUNG & ANWESENHEIT
tipee ermöglicht die transparente Verwaltung der Arbeit vor Ort oder im Homeoffice – ein Vorteil sowohl für die Mitarbeitenden als auch für den Arbeitgeber.
VERWALTUNG DES HOMEOFFICE
Für mich als Teamleiterin bringt tipee eine enorme Zeitersparnis! Eine vereinfachte Übersicht über die geleisteten Stunden des Teams. Eine präzise Erfassung der effektiven Stunden. Kontrolle und Validierung der Stunden werden erleichtert.
FAQ
Häufige Fragen zum Qualitätshandbuch
Versionierung, Audit, Prozesslandkarte: Ihre Fragen zum Qualitätsmanagement mit tipee.
Ist tipee eine DMS-Software (Dokumentenmanagementsystem)?
tipee integriert ein Modul für das Qualitäts-Dokumentenmanagement direkt in Ihre HR-Software. Sie verwalten Ihre HR-Dokumente, Ihre Abläufe und Ihr Qualitätshandbuch im gleichen Tool wie Ihre Mitarbeiterdaten, ohne zwischen mehreren Programmen zu wechseln. Es ist kein allgemeines DMS, sondern eine Lösung, die auf den Dokumentenbedarf von HR- und Qualitätsteams zugeschnitten ist.
Wie funktioniert die Dokumentenversionierung in tipee?
Jedes Mal, wenn Sie eine neue Version eines Dokuments veröffentlichen, archiviert tipee die vorherige Fassung automatisch und aktualisiert den Zugriff für alle Mitarbeitenden. Die vollständige Historie bleibt mit den Veröffentlichungsdaten erhalten. Sie können jede vergangene Version einsehen und bei einem Audit belegen, welche Version zu welchem Datum aktiv war.
Wie erzeugt sich das Qualitätshandbuch automatisch?
In tipee beschreiben Sie Ihre Tätigkeitsbereiche und Ihre Prozesse (und Teilprozesse). Aus dieser Struktur erzeugt tipee automatisch ein strukturiertes Qualitätshandbuch, das sich aktualisiert, sobald Sie Ihre Struktur oder Ihre Dokumente ändern. Es gibt keine manuelle Synchronisierung: Das Handbuch bildet immer den tatsächlichen Stand Ihrer Organisation ab.
Erfüllt tipee die Anforderungen der ISO 9001 an das Dokumentenmanagement?
Ja. tipee deckt die Dokumentationsanforderungen der ISO 9001 ab: Lenkung der Dokumente (Versionierung, kontrollierter Zugriff), Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Revisionshistorie und ein System für Verbesserungsanträge. Es lässt sich auch auf andere Qualitätszertifizierungen abstimmen.
Kann man die eigene Nomenklatur und Dateistruktur in tipee behalten?
Absolut. tipee verlangt keine Umstrukturierung Ihrer Dokumentenorganisation. Sie behalten Ihre Nummerierung, Ihre Dateinamen, Ihre Bereiche und Prozesse. Die Migration aus einem Freigabeordner erfolgt unter Beibehaltung Ihrer gewohnten Orientierung, Ihre Mitarbeitenden verlieren sich nicht.
Welche Dateitypen kann man in tipee ablegen?
tipee nimmt alle gängigen Formate: PDF, Word, Excel, Bilder (JPG, PNG), Videos und Hyperlinks. Die maximale Grösse liegt bei 25 MB pro Datei. Für umfangreichere Dokumente (Schulungsvideos, technische Pläne) lässt sich ein Hyperlink auf einen externen Speicher einbinden.
Wie finden neue Mitarbeitende die Dokumente, die sie brauchen?
Die visuelle Übersicht, farblich nach Bereich und Prozess, erlaubt es einer neuen Person, intuitiv in der Dokumentenbibliothek zu navigieren. Die erweiterte Stichwortsuche ergänzt die Navigation. Häufig genutzte Dokumente lassen sich als Favoriten markieren und sind aus jedem tipee-Modul erreichbar, auch während des Onboardings.
Sind die Dokumentendaten sicher und konform mit dem revDSG?
Ja. tipee wird in der Schweiz gehostet und in der Schweiz entwickelt (Swiss Made, B Corp) und ist konform mit dem revDSG und der DSGVO. Ihre Dokumentendaten, samt Anhängen und hochgeladenen Dateien, bleiben auf Schweizer Servern.
Haben Sie weitere Fragen?
Wenn Sie eine weitere Frage haben oder den ersten Kontakt lieber schriftlich aufnehmen, nutzen Sie unser Formular.
Wir antworten innert 1 bis 2 Arbeitstagen.
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