Spesenabrechnung
Schluss mit zerknitterten Belegen: Spesen unterwegs erfassen, mit einem Klick freigeben
Ein Business-Lunch, eine Tankfüllung, ein Zugbillett – und dann kommt der Moment, den alle am liebsten vermeiden: den Beleg wiederfinden, scannen, weiterleiten, auf die Rückerstattung warten.
tipee verändert diesen Prozess: Die Teams verlieren keinen Beleg mehr und erfassen ihn direkt auf dem Smartphone, fehlerfrei dank der automatischen Erkennung der Felder. Der Freigabeprozess sorgt für eine transparente Nachverfolgung, und der Buchhaltungsexport erleichtert die Rückerstattung.
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Funktionen
Vom Foto des Belegs bis zum Buchhaltungsexport – ohne Reibung
tipee deckt den ganzen Zyklus der Spesenabrechnung ab – Erfassung unterwegs, Freigabe, Rückerstattung – in einem einzigen Tool, integriert in Ihre HR-Software.
Automatische KI-Erkennung von Beleg, Betrag, Datum und Kategorie
Neu seit Juni 2026: Scannen Sie Ihren Beleg mit dem Smartphone, und die KI von tipee liest Betrag, Datum, Währung und Ausgabenkategorie automatisch aus. Sie müssen nichts mehr von Hand erfassen: prüfen, bei Bedarf ergänzen, einreichen. Die papierlose Spesenabrechnung war noch nie so schnell – auch auf der Baustelle.
Erfassung unterwegs oder im Büro, ganz nach Ihrem Rhythmus
Die einen scannen den Beleg lieber gleich nach dem Geschäftsessen. Die anderen warten, bis sie im Büro sind, und erfassen ihre Spesen am Laptop.
tipee unterstützt beide Wege: Die mobile App ist für Mitarbeitende im Aussendienst gedacht, die Weboberfläche für alle, die lieber am Schreibtisch arbeiten.
Verwaltung von Pauschalen
Kilometerpauschalen, Verpflegungs- oder Übernachtungsentschädigungen lassen sich im Voraus konfigurieren. Beim Erfassen einer Ausgabe wählen die Mitarbeitenden nur die richtige Pauschale und geben die Anzahl Einheiten an. Das System eignet sich ebenso für Sitzungsgelder, wie sie in Gemeinden häufig verwendet werden.
Einfache und schnelle Freigaben – Schluss mit Nachfassen per E-Mail
Die freigebende Person erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald eine Spesenabrechnung eingereicht wird. Sie kann alles mit einem Klick freigeben oder jede Position im Detail prüfen. Die mehrstufige Freigabe ist von Haus aus vorgesehen: Vorfreigabe durch die Führungskraft, endgültige Freigabe durch die Buchhaltung.
Alle wissen, wo jeder Antrag steht – Nachfassen entfällt.
Export ohne Doppelerfassung – die Buchhaltung wird es lieben
Sind die Spesen freigegeben, exportiert die Buchhaltung die Daten mit einem Klick und importiert sie direkt in die Buchhaltungssoftware.
Schluss mit Doppelerfassung, Schluss mit Tippfehlern.
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Was tipee bei den Spesen konkret verändert
Kriterium |  Vor tipee |  Mit tipee |
|---|---|---|
| Belege und Nachweise | Belege gehen verloren oder sind vor Monatsende zerknittert | Beleg sofort fotografiert, digitalisiert und archiviert |
| Erfassung der Beträge | Jeder Betrag wird von der Buchhaltung manuell erfasst | Automatische Erkennung per KI: Betrag, Datum, Kategorie |
| Freigabe | E-Mail-Pingpong für jede Freigabe | Sofortige Benachrichtigung, Freigabe mit einem Klick |
| Übersicht über die Ausgaben | Keine Gesamtsicht auf die Ausgaben vor Monatsende | Übergreifende Echtzeit-Sicht nach Person und Projekt |
| Buchhaltungsexport | Vollständige Neuerfassung in der Buchhaltungssoftware | Direkter Export, importierbar ohne Neuerfassung |
| Aufteilung nach Projekt | Spesen lassen sich nicht nach Projekt oder Mandat aufteilen | Multi-Tag von Haus aus: Projekte, Mandate, Kunden, Baustellen |
Referenzen
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tipee reduziert nicht nur Ihren administrativen Aufwand, sondern professionalisiert Ihre Organisation. Über 100'000 Nutzerinnen und Nutzer haben tipee bereits in der Tasche.
ZEITERFASSUNG & ANWESENHEIT
tipee ermöglicht die transparente Verwaltung der Arbeit vor Ort oder im Homeoffice – ein Vorteil sowohl für die Mitarbeitenden als auch für den Arbeitgeber.
VERWALTUNG DES HOMEOFFICE
Für mich als Teamleiterin bringt tipee eine enorme Zeitersparnis! Eine vereinfachte Übersicht über die geleisteten Stunden des Teams. Eine präzise Erfassung der effektiven Stunden. Kontrolle und Validierung der Stunden werden erleichtert.
FAQ
Häufige Fragen zur Spesenabrechnung
OCR, Freigabe, Buchhaltungsexport: Ihre Fragen zur Spesenabrechnung mit tipee.
Wie funktioniert die Spesenabrechnung in tipee?
Die mitarbeitende Person scannt ihren Beleg mit dem Smartphone, die KI erkennt Betrag, Datum und Kategorie automatisch. Sie ergänzt bei Bedarf, wählt die empfangende Stelle und reicht ein. Die freigebende Person erhält eine Benachrichtigung und gibt mit einem Klick frei, und die Buchhaltung exportiert die Daten in ihre Software. Der ganze Zyklus läuft papierlos in einer einzigen Spesensoftware ab.
Funktioniert die automatische KI-Erkennung für alle Belegarten?
Ja, die KI-Erkennung funktioniert für Belege von Restaurants, Tankstellen, Hotels und Transportunternehmen und beherrscht mehrere Währungen (CHF, EUR usw.). Sie erkennt Betrag und Datum automatisch und schlägt eine Kategorie vor. Die mitarbeitende Person bestätigt oder korrigiert in wenigen Sekunden und reicht ein.
Lassen sich Kilometerspesen und Pauschalen in tipee verwalten?
Absolut. Die Pauschalen sind durch die Administration konfigurierbar: Betrag pro Mahlzeit, Kilometeransatz je nach Fahrzeugtyp, Sitzungsgelder je nach Sitzungsart. Die mitarbeitende Person wählt einfach die Pauschale und gibt die Anzahl Einheiten an – tipee berechnet den Betrag automatisch.
Beherrscht tipee die mehrstufige Freigabe von Spesen?
Ja. Sie können eine mehrstufige Freigabe konfigurieren: Vorfreigabe durch die direkte Führungskraft, endgültige Freigabe durch die Buchhaltung. Jede Stufe löst eine E-Mail-Benachrichtigung aus. Bei Abwesenheit lässt sich eine Spesenabrechnung auch an eine andere freigebende Person weiterleiten.
Wie exportiert die Buchhaltung die freigegebenen Spesen?
Sind die Abrechnungen freigegeben, exportiert die Buchhaltung die Daten aus tipee als strukturierte Tabelle. Diese Datei lässt sich direkt in die gängigen Schweizer Buchhaltungsprogramme importieren. Es ist keine Neuerfassung nötig, und die Projekt- und Mandats-Tags bleiben im Export erhalten.
Lassen sich die Spesen nach Projekt oder Kunde aufteilen?
Ja, tipee unterstützt Multi-Tag von Haus aus: Jede Ausgabe lässt sich nach Mandat, Kunde, Projekt oder Baustelle taggen. Ideal für Treuhandbüros, Beratungsunternehmen oder Firmen, die ihre Spesen den Kunden weiterverrechnen.
Eignet sich tipee für Mitarbeitende ohne Zugang zu einem Computer?
Durchaus. Die mobile App von tipee ist für Mitarbeitende im Aussendienst gedacht – Monteurinnen und Monteure, Aussendienst, Pflegepersonal. Die gesamte Erfassung und Einreichung der Spesen erfolgt über das Smartphone, ganz ohne Computer.
Sind die Spesendaten sicher und revDSG-konform?
Ja. tipee wird in der Schweiz gehostet und entwickelt (Swiss Made, B Corp) und erfüllt das revDSG und die DSGVO. Ihre Spesendaten, inklusive Anhänge und gescannter Belege, bleiben auf Schweizer Servern.
Haben Sie weitere Fragen?
Wenn Sie eine weitere Frage haben oder den ersten Kontakt lieber schriftlich aufnehmen, nutzen Sie unser Formular.
Wir antworten innert 1 bis 2 Arbeitstagen.
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