Wissen Sie wirklich, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden für welche Projekte aufwenden? Für viele Schweizer Unternehmen ist diese Frage schwieriger zu beantworten als erwartet.
Die klassische Arbeitszeiterfassung – also das Erfassen von Arbeitsbeginn und -ende – ist in der Schweiz für die meisten Betriebe gemäss Arbeitsgesetz (ArG) Art. 46 gesetzlich vorgeschrieben. Doch sie sagt noch nichts darüber aus, womit die Zeit verbracht wurde.
Genau hier setzt das Timesheet an: Es erfasst den Zeitaufwand pro Aktivität, Projekt, Kunde oder Auftrag – und liefert Ihnen wertvolle Daten für Abrechnung, Rentabilitätsprüfung und Unternehmenssteuerung.
In diesem Artikel erfahren Sie:
Was ein Timesheet ist und worin der Unterschied zur reinen Arbeitszeiterfassung liegt
Welche Branchen in der Schweiz davon am meisten profitieren
Wie Sie Timesheets effizient und digital einsetzen
Was ist ein Timesheet – und was nicht?
Zunächst lohnt es sich, drei Begriffe klar voneinander zu trennen, die in der Praxis oft vermischt werden:
| Begriff | Was wird erfasst? | Beispiel |
|---|---|---|
|
Einsatzplanung |
Wann muss wer wo arbeiten? |
Schichtplan Pflegeheim, Dienstplan Restaurant |
|
Arbeitszeiterfassung |
Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit |
Ein- und Ausstempeln (in CH gesetzlich vorgeschrieben) |
|
Timesheet |
Wie viel Zeit wurde für welche Aktivität aufgewendet? |
2 Std. Projekt A, 1,5 Std. Kunde B |
Das Timesheet ist also eine Ergänzung zur Arbeitszeiterfassung – kein Ersatz. Während die Arbeitszeiterfassung die gesetzliche Pflicht erfüllt, liefert das Timesheet die betriebswirtschaftliche Steuerungsebene.
Arbeitsstunden nach Projekten aufgliedern – wie funktioniert das in der Praxis?
Stellen Sie sich eine Architektin vor, die einen typischen Arbeitstag hat:
08:00 Uhr – Arbeitsbeginn
08:00–09:00 Uhr – Besprechung Baustelle A (1 Stunde)
09:00–11:00 Uhr – Besprechung Baustelle B (2 Stunden)
11:00–12:30 Uhr – Offertenvorbereitung Baustelle A (1,5 Stunden)
12:30–13:15 Uhr – Mittagspause
13:15–13:55 Uhr – Telefon Baustelle B (40 Minuten)
14:00–16:00 Uhr – Baustellenbesuch C (2 Stunden)
Ohne Timesheet weiss die Architektin am Tagesende zwar, dass sie 8 Stunden gearbeitet hat. Aber sie weiss nicht, wie viel Zeit genau auf Baustelle A, B oder C entfallen ist – und damit auch nicht, ob ihre Offerten kostendeckend kalkuliert waren.
Mit einem Timesheet-Modul wird jede Aktivität direkt beim Beginn mit einem Tag verknüpft. Die Erfassung dauert wenige Sekunden – per Smartphone, Tablet oder Desktop.
Warum Timesheets für Schweizer KMU besonders relevant sind
In der Schweiz gibt es spezifische Gründe, warum eine präzise Aktivitätenerfassung über die gesetzliche Pflicht hinaus sinnvoll ist:
Stundenbasierte Abrechnung ist in vielen Branchen Standard.
Anwaltskanzleien, IT-Dienstleister, Beratungsunternehmen, Architektur- und Ingenieurbüros – sie alle rechnen nach Zeitaufwand ab. Fehlt eine lückenlose Dokumentation, entstehen Diskussionen mit Kunden über erbrachte Leistungen.
Schweizer Löhne sind hoch – Effizienz ist entscheidend.
Mit einem Stundenlohn von durchschnittlich CHF 40–80 in vielen Branchen können ineffizient eingesetzte Stunden schnell zu einem erheblichen Kostenfaktor werden. Wer weiss, wo Zeit verloren geht, kann gezielt optimieren.
Öffentliche Aufträge erfordern Transparenz.
Gemeinden, Kantone und öffentliche Institutionen müssen ihre Ausgaben begründen. Ein transparentes Timesheet-System erleichtert interne Revisionen und Reporting gegenüber dem Gemeinderat oder übergeordneten Behörden erheblich.
Zeitaufwand abrechnen: Stunden korrekt fakturieren
Die Abrechnung nach Zeitaufwand – im Handwerk auch Regiearbeit genannt – ist in der Schweiz weit verbreitet. Typische Branchen:
Anwaltskanzleien – jede Beratungsstunde wird minutengenau erfasst und in Rechnung gestellt
IT-Dienstleister und Softwareentwickler – Projektarbeiten nach Stunden
Garagen und Servicebetriebe – Arbeitszeit pro Reparaturauftrag
Architektur- und Planungsbüros – Zeitaufwand pro Bauphase und Mandat
Medienagenturen – Projektzeit pro Kunde und Kampagne
Wichtig: Je schneller die Zeit einer Aktivität zugeordnet wird, desto genauer ist die Auswertung. Im Nachhinein rekonstruierte Timesheets sind fehleranfällig und oft unvollständig. Eine gute Timesheet-Software ermöglicht die Erfassung in Echtzeit – direkt nach Abschluss einer Aufgabe.
Rentabilität prüfen: Was kosten meine Projekte wirklich?
Besonders in Branchen mit komplexen Projekten – Bauwesen, Planungsbüros, IT-Projekte – ist die Kostenvoranschlagsphase anspruchsvoll. Häufig stellen Unternehmen erst nach Projektabschluss fest, dass sie zu wenig kalkuliert haben.
Mit einem Timesheet-Modul können Sie:
Den tatsächlichen Zeitaufwand pro Projekt mit dem ursprünglichen Kostenvoranschlag vergleichen
Bei künftigen Offerten auf konkrete historische Daten zurückgreifen statt auf Schätzungen
Feststellen, welche Kunden oder Auftragstypen die grösste Marge liefern
Verluste durch Fehlkalkulation früh erkennen und gegensteuern
Beispiel aus der Praxis: Ein Elektrounternehmen in der Deutschschweiz bietet Pauschalpreise für Standardinstallationen an. Durch die konsequente Timesheet-Nutzung über 12 Monate stellt es fest, dass ein bestimmter Installationstyp regelmässig 20% mehr Zeit beansprucht als kalkuliert. Ergebnis: Anpassung der Pauschale und Wiederherstellung der Marge.
Die Bedeutung von Statistiken und Daten
Das Timesheet ist nicht nur ein Abrechnungsinstrument – es ist eine Datenquelle für die Unternehmensführung.
Typische Auswertungen, die Schweizer Betriebe mit einem Timesheet-System gewinnen:
Welche Projekte beanspruchen die meisten Ressourcen?
Wie viel Zeit verbringen Mitarbeitende in Besprechungen vs. produktiver Arbeit?
Wie hoch sind die Reise- und Fahrtzeiten meiner Aussendienstmitarbeitenden über das Jahr?
Sind Teilzeitstellen nach Aktivität sinnvoll besetzt?
Welche Bereiche brauchen zusätzliche Ressourcen?
Diese Fragen lassen sich ohne Timesheet nur mit grossem manuellem Aufwand beantworten. Mit einem digitalen Timesheet-System sind sie mit wenigen Klicks auswertbar.
Branchen in der Schweiz, die Timesheets einsetzen
Öffentliche Verwaltung und Gemeinden
Strassenmeistereien, Werkhöfe und kommunale Betriebe führen vielfältige Aufgaben aus: Strassenunterhalt, Grünpflege, Schneeräumung, Eventbegleitung. Für die Gemeindeverwaltung ist es wichtig zu wissen, wie viele Stunden in welchem Bereich anfallen – für Budgetplanung, Personalentscheidungen und politisches Reporting.
Muss ein neuer Mitarbeitender eingestellt werden? Das Timesheet zeigt, ob der Engpass beim Strassenbau oder bei der Grünpflege liegt. Braucht das Team einen neuen Rasenmäher? Die Daten belegen es – oder widerlegen es
Architektur- und Ingenieurbüros
Mandatsbezogene Zeiterfassung ist in Planungsbüros Standard. Die Frage ist, wie präzise und einfach sie gehandhabt wird. Ein digitales Timesheet ersetzt fehleranfällige Excel-Listen und ermöglicht die direkte Weiterverarbeitung in der Buchhaltungs- oder Projektsoftware.
Mehr zu Zeiterfassungssystemen für Architekten und Bauingenieure erfahren
IT-Dienstleister und Beratungsunternehmen
Beratende Tätigkeiten werden häufig nach Aufwand verrechnet. Ein Timesheet, das sich in die CRM- oder ERP-Software integrieren lässt, spart erheblichen Administrationsaufwand bei der Rechnungsstellung.
Bauwesen und Handwerk
Auf einer Baustelle sind zahlreiche Gewerke gleichzeitig tätig. Die Erfassung nach Tätigkeit (Fundament, Rohbau, Elektro, Sanitär) ermöglicht eine genaue Nachkalkulation und ist die Basis für verlässliche künftige Offerten.
Medienagenturen und Kreativbüros
Projektzeiten nach Kunden und Kampagnen werden direkt für die Rechnungsstellung genutzt. Ausserdem zeigt das Timesheet, welche Kunden unverhältnismässig viel Zeit beanspruchen – und ermöglicht eine ehrliche Gespräch über Budgets.
Zeiterfassung per Desktop oder Smartphone – Vorteile digitaler Timesheets
Technisch gesehen liesse sich der Zeitaufwand pro Aktivität auch mit einem Stundenzettel oder einer Excel-Tabelle erfassen. Die Praxis zeigt jedoch: Was aufwändig ist, wird nicht konsequent gemacht.
Ein digitales Timesheet-System löst dieses Problem. Mit tipee dauert das Erfassen einer Aktivität wenige Sekunden:
Mitarbeitende wählen beim Aktivitätswechsel einen vordefinierten Tag aus (z. B. „Baustelle A», „Kundengespräch», „Administration»)
Häufig verwendete Tags erscheinen automatisch zuerst – ein Klick genügt
Die Erfassung funktioniert auf Smartphone, Tablet und Desktop – im Büro, unterwegs oder auf der Baustelle
Erfassung ist in Echtzeit oder im Nachhinein möglich – für den Abend oder das Wochenende
Zusätzlich bietet tipee:
Geolokalisierung beim Stempeln – ideal für Aussendienst und Baustelleneinsätze
Export in gängige Rechnungssoftware – Daten können nach Tag, Kunde, Projekt oder Mitarbeitenden gefiltert werden
Integration in bestehende ERP- und Lohnsysteme – kein doppeltes Erfassen
Timesheet vs. Excel: Warum eine Software die bessere Wahl ist
| Excel / Stundenzettel | Digitales Timesheet (tipee) | |
|---|---|---|
|
Erfassungsaufwand |
Hoch, manuell |
Minimal, 1 Klick |
|
Fehlerrisiko |
Hoch |
Gering (automatisiert) |
|
Auswertung |
Manuell, zeitaufwändig |
Automatische Reports |
|
Echtzeit-Erfassung |
Nicht möglich |
Ja, vorhanden |
|
Mobil nutzbar |
Eingeschränkt |
Ja (App) |
|
Export / Integration |
Manuell |
Automatisch |
|
Revisionssicherheit |
Gering |
Hoch |
Fazit
Zu wissen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden für welche Aktivitäten aufwenden, ist ein entscheidender Hebel zur Steigerung der Rentabilität Ihres Unternehmens. Mit der Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität gewinnen Sie konkrete Zahlen, die Ihre Offerten verlässlicher machen, Ihre Rechnungsstellung vereinfachen und Ihre Ressourcenplanung verbessern.
Gerade für Schweizer KMU – mit hohen Lohnkosten, kundenspezifischen Projekten und dem Bedarf nach transparenter Abrechnung – ist ein digitales Timesheet kein Luxus, sondern eine betriebliche Notwendigkeit.
Häufige Fragen zum Timesheet in der Schweiz (FAQ)
Ein Timesheet ist eine Methode zur Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität, Projekt oder Kunde. Es ergänzt die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung und liefert betriebswirtschaftliche Auswertungen.
Nein, das Timesheet als solches ist nicht gesetzlich vorgegeben. Die Arbeitszeiterfassung (Beginn und Ende der Arbeitszeit) hingegen ist für die meisten Betriebe gemäss ArG Art. 46 Pflicht. Das Timesheet ist eine freiwillige Ergänzung mit hohem betrieblichem Nutzen.
Ab ca. 5 Mitarbeitenden und sobald Mitarbeitende an mehreren Projekten oder für mehrere Kunden gleichzeitig tätig sind, rechnet sich ein digitales Timesheet. Der Break-even liegt erfahrungsgemäss bereits nach wenigen Wochen – allein durch die Zeitersparnis bei der Rechnungsstellung und durch die Reduktion von Falschkalkulationen.
Ja. Moderne Timesheet-Lösungen wie tipee lassen sich mit gängigen Schweizer Buchhaltungs- und ERP-Systemen integrieren. Erfasste Stunden können nach Projekt, Kunde oder Mitarbeitenden gefiltert und direkt exportiert werden – ohne manuelle Zwischenschritte.
Die Stempeluhr erfasst, wann jemand arbeitet (Arbeitsbeginn und -ende). Das Timesheet erfasst, woran jemand arbeitet. Beide Funktionen sind in tipee kombiniert: Mitarbeitende stempeln ein und weisen ihre Zeit gleichzeitig einer Aktivität zu – ein einziger Schritt statt zwei separate Systeme.
