Dans son bureau, au fond d’un tiroir, notre collègue Jean-Luc cache un trésor qu’il conserve précieusement : des vieilles feuilles de pointage pour pointeuses mécaniques, dont le teint jaunâtre du papier révèle le côté indéniablement vintage. Ces vestiges du passé étaient des cadeaux que les premiers clients de tipee ont fait à Jean-Luc, qui, impatient de les montrer au reste de l’équipe, les a gardés en souvenir.
1. Confier le projet à la bonne personne
Comme indiqué dans l’article de bilan.ch, le choix d’un bon porteur de projet reste une étape clé dans la réussite de tout projet de digitalisation. Souvent, pour tipee, il est nécessaire que plusieurs interlocuteurs soient impliqués : les ressources humaines, la comptabilité, les chefs d’équipe… Indépendamment de la complexité de l’initiative, il est primordial que la définition des rôles et des responsabilités soit bien claire pour tous : la gestion de projet sera simplifiée si on sait qui prend les décisions et dans quels délais…
2. Bien choisir les ambassadeurs du projet (sans oublier quelques réticents !)
Le projet de digitalisation avance bien : les objectifs sont définis, les responsabilités sont claires, le choix du prestataire a été fait, et le planning est respecté. Mais… comment fédérer les employés pour qu’ils acceptent facilement l’adoption d’une nouvelle solution informatique ? C’est la mission des ambassadeurs du projet : un rôle que certains adorent… et d’autres moins. Et pourtant, ils peuvent faire toute la différence, car l’avis d’un collègue peut être mieux reçu que celui de la direction.
Avec pour objectif le partage d’informations et l’accompagnement des collègues pendant la mise en œuvre d’un projet digital, le profil d’un bon ambassadeur nécessite, entres autres, de savoir transmettre, d’avoir un bon relationnel, et de bénéficier d’un emploi du temps flexible.
Ceci dit, parfois la variété peut produire des fruits inattendus :
si l’ouverture d’esprit et l’intérêt pour la nouveauté peuvent faire des bons ambassadeurs, notre expérience nous montre qu’il est également intéressant d’avoir un réticent/réfractaire parmi eux. Un des principaux freins face à l’adoption d’un nouvel outil informatique, c’est la crainte de ne pas arriver à le maîtriser. Un collègue moins jeune ou techniquement moins avancé parmi les ambassadeurs va naturellement challenger l’intérêt de la nouveauté, sans compter l’effet rassurant pour ceux qui, comme lui, auraient tendance à refuser le changement.
3. C’est compliqué de faire simple, mais ça aide !
Si le bilan de tous les cas concrets que nous avons eus avec tipee reste positif, on le doit certes à la façon dont les projets ont été gérés, mais aussi à l’outil lui-même et à la simplicité d’utilisation que nous nous efforçons de lui conférer, jour après jour, depuis plus de 12 ans.
C’est un défi complexe, car tipee connaît une clientèle de taille et de domaines d’activité très variés : les compétences de ses utilisateurs sont extrêmement différentes, et notre ambition est de simplifier le quotidien de tous, même (et surtout !) de ceux qui ont une maturité informatique plus faible. Cette volonté fait de tipee un outil qui séduit ses utilisateurs dès leurs premières connexions, tout particulièrement (encore une fois) les réticents !
Le patron d’une entreprise de nettoyage avait longtemps hésité à passer à tipee, car il craignait que ses employés (d’âge et de langue maternelle variés) n’arrivent pas à se familiariser avec l’outil. Quel bonheur, au bout de quelques semaines, quand il nous a confié qu’il s’inquiétait pour rien car, finalement, ses employés «arrivent à se débrouiller dans tipee avec la même facilité que sur Facebook !».
Spécialiste de la digitalisation en Suisse Romande, depuis plus de 10 ans tipee accompagne les PME dans la mise en place de leur outil de gestion du temps et portail RH: gestion des absences, planification, enregistrement du temps de travail, badgeage, gestion des documents RH, etc.
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Aujourd’hui tipee est une application qui compte plus de 1'000 clients : plusieurs dizaines de milliers d’utilisateurs se connectent à son interface tous les jours. Elle fonctionne notamment dans de nombreuses entreprises et administrations publiques, faisant ainsi d’elle la référence en Suisse Romande.
