Einleitung
Die Digitalisierung des HR-Managements ist für Schweizer Untenehmen heute keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Angesichts der explodierenden administrativen Aufgaben, der immer anspruchsvolleren Regulierung und der steigenden Erwartungen der Mitarbeitenden erweist sich die Einführung eines HR-Portals als zunehmend notwendig. Unternehmen suchen nach Tools, um ihren Alltag zu vereinfachen und gleichzeitig ihre HR-Aktivitäten besser zu steuern. Die Zeichen stehen auf HR-Transformation, und vor diesem Hintergrund erweist sich ein Personalinformationssystem (HRIS) als wertvoller Verbündeter. Doch welchen konkreten Nutzen erwarten die Unternehmen?
Das sind gemäss unserem Barometer 2025 die 5 wichtigsten Vorteile, die Schweizer KMU und Grossunternehmen von ihrem HR-Portal erwarten.
- Zeit sparen durch Automatisierung
Als erster Nutzen wurde die Zeitersparnis genannt. 47 Prozent der befragten Unternehmen setzen dieses Thema zuoberst auf ihre Prioritätenliste. Mit gutem Grund: Das HR-Management ist in vielen KMU noch immer mit sehr viel Handarbeit verbunden – Erfassung von Abwesenheiten in Excel-Dateien, Bearbeitung von Ferienanträgen auf Papier, Mehrfach-E-Mails für Mitarbeitergespräche, Versand von Lohnabrechnungen per Post usw.
Schweizer Unternehmen erwarten heute von einem HR-Portal, dass es zeitraubende Aufgaben automatisiert, zum Beispiel:
- die Arbeitszeiterfassung (Stunden, Abwesenheiten, Freizeit und Ferien)
- die Verwaltung von HR-Dokumenten
- die Gesprächskampagnen
- die Genehmigung von Spesenabrechnungen
Diese Zeitersparnis kommt nicht nur der HR-Abteilung zugute, sondern der gesamten Organisation. Ein HRIS reduziert Fehler, beschleunigt den Austausch und schafft mehr Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert, wie zum Beispiel die Talententwicklung oder die HR-Strategie.
- Sicherheit und Zuverlässigkeit von HR-Daten gewährleisten
An zweiter Stelle folgt die Sicherung der HR-Daten (39 Prozent). Die Anforderungen an Schweizer Unternehmen sind hoch in Bezug auf:
- Vertraulichkeit von Daten
- Rückverfolgbarkeit
- Compliance (Datenschutz, DSGVO, DSG, interne Audits oder externe Kontrollen)
Ein gut gestaltetes HR-Portal ermöglicht es, die Zugriffsrechte detailliert zu steuern, jede Änderung nachzuverfolgen und die Integrität sensibler Dokumente (Verträge, Zeugnisse, Lohnabrechnungen usw.) zu gewährleisten.
In einer Welt, in der HR-Daten sowohl von strategischer Bedeutung als auch verwundbar sind, wird diese Zuverlässigkeit zu einer unabdingbaren Voraussetzung.
- Engagement der Mitarbeitenden verbessern
Ein gutes HR-Tool nützt nicht nur der HR-Abteilung! 27 Prozent der befragten Firmen sehen die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung als entscheidenden Vorteil für Unternehmen. Gemäss Barometer erwarten Unternehmen nun von ihrem HR-Portal, dass es nicht nur der HR-Abteilung vorbehalten ist, sondern allen Mitarbeitenden offen steht.
Ziel: ihnen benutzerfreundliche und nützliche Funktionen anbieten, wie:
- ihre Ferien- und Stundensaldi einfach abrufen
- auf ihre Gehaltsabrechnungen zugreifen
- ihre Ziele und Gespräche verfolgen
- ihre Anfragen über eine einfache Schnittstelle verwalten
Diese Befähigung der Arbeitnehmenden stärkt die Transparenz und die Eigenverantwortung. So wird ein HR-Portal zu einem Dialogtool und funktioniert nicht mehr nur als Top-Down-Kanal.
- Prozesse und Daten zentralisieren
Ein weiterer wesentlicher Nutzen der HR-Transformation ist der einheitliche Zugriff auf HR-Daten (ebenfalls von 27 Prozent der Befragten genannt). Viele Unternehmen verwalten ihre HR-Prozesse immer noch über mehrere separate Softwareprogramme oder sogar über informelle Lösungen: Excel-Dateien, Word-Dokumente, Papierformulare usw. Das Ergebnis: Doppelspurigkeiten, Informationsverluste und eine fragmentierte Verwaltung.
Ein HR-Portal vereinheitlicht:
- die Personaldossiers
- das Zeiterfassungssystem (Nachverfolgung der Arbeitsstunden)
- Abwesenheiten und Arbeitszeitplanung
- HR-Dokumente
- HR-Kennzahlen und Dashboards
- den Austausch mit HR-Mitarbeitenden
Schluss mit Silos: Es ist Zeit für eine ganzheitliche und strukturierte Sicht auf HR-Informationen. Dieser zentrale Zugangspunkt ist vor allem in Strukturen nützlich, in denen sich mehrere Personen die
HR-Verantwortlichkeiten teilen (Direktion, Linienvorgesetzte, Finanzabteilung usw.). Er garantiert einen schnellen, organisierten und zuverlässigen Zugriff auf alle relevanten Daten.
- Entwicklungen mit einer agilen Lösung antizipieren
28 Prozent der Unternehmen erwarten von ihrem HR Portal, dass es skalierbar und anpassungsfähig ist. In einer sich schnell verändernden Arbeitswelt muss eine HR-Lösung fähig sein, sich anzupassen:
- an neue Organisationsformen (Homeoffice, flexible Arbeitszeiten)
- an regulatorische Änderungen
- an das Wachstum oder die Restrukturierung des Unternehmens
- an das Aufkommen der künstlichen Intelligenz
Die Flexibilität des HR-Portals wird zu einem strategischen Kriterium, insbesondere für wachsende KMU, die nicht alle 2 bis 3 Jahre wechseln möchten.
Fazit
Diese 5 Vorteile zeigen, dass Schweizer Unternehmen über die rein technische oder buchhalterische Logik hinausgegangen sind. Sie suchen einen echten digitalen Partner, um ihre personellen Ressourcen zu steuern.
Das HR-Portal ist mehr als eine reine Verwaltungssoftware. Es wird zu einem strategischen Instrument, das in der Lage ist, die Abläufe des Unternehmens zu optimieren, das Engagement der Mitarbeitenden zu stärken und ein zuverlässigeres, einfacheres und moderneres Management zu gewährleisten.
Sie fragen sich, wo Sie anfangen sollen?
Wir von tipee unterstützen Schweizer Unternehmen bei der Einführung eines modularen, skalierbaren und auf Ihre konkreten Bedürfnisse zugeschnittenen HRIS.
